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Par l'équipe du Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec et son Centre québécois de services aux associations
Depuis le début de la récente pandémie qui nous afflige tous, il va de soi que les OSBL ont dû adapter leur fonctionnement de façon notamment à permettre à leurs activités de se poursuivre. Cette adaptation a eu pour effet que la plupart des OSBL ont dû tenir leurs assemblées générales des membres en mode virtuel y compris les réunions de leur conseil d’administration.
Dans les circonstances où la « distanciation sociale » est devenue la norme, se pose entre autres la question suivante : est-ce que la « signature électronique » des procès-verbaux des différentes assemblées et réunions tenues par les OSBL incorporés suivant la Partie III de la Loi sur les compagnies (ci-après « LCQ ») est valable?
À propos des procès-verbaux, La LCQ stipule notamment :
« 107. Toute compagnie doit tenir, à son siège au Québec, un ou plusieurs livres où sont inscrits:
a) ses recettes et déboursés et les matières auxquelles se rapportent les uns et les autres;
b) ses transactions financières;
c) ses créances et obligations;
d) les procès-verbaux des assemblées de ses actionnaires et de ses administrateurs et des votes pris à ces assemblées.
Chaque procès-verbal inscrit dans ce ou ces livres doit être certifié par le président de la compagnie ou de l’assemblée, ou par le secrétaire de la compagnie. »
L’effet de certifier un procès-verbal implique nécessairement de le signer. Or, l’article 107 LCQ est muet sur les formalités applicables en ce qui concerne la « signature » d’un procès-verbal.
En outre, il est question de « signature » à l’article 2827 du Code civil du Québec :
«2827. La signature consiste dans l’apposition qu’une personne fait à un acte de son nom ou d’une marque qui lui est personnelle et qu’elle utilise de façon courante, pour manifester son consentement. »
L’article 39 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (ci-après « LCJTI ») stipule quant à lui :
« Quel que soit le support du document, la signature d’une personne peut servir à l’établissement d’un lien entre elle et un document. La signature peut être apposée au document au moyen de tout procédé qui permet de satisfaire aux exigences de l’article 2827 du Code civil.
La signature d’une personne apposée à un document technologique lui est opposable lorsqu’il s’agit d’un document dont l’intégrité est assurée et qu’au moment de la signature et depuis, le lien entre la signature et le document est maintenu. »
La « signature électronique » des procès-verbaux est donc autorisée sans avoir besoin de prendre une résolution sur la question ou prévoir le tout dans les règlements généraux.
De façon générale, il existe une grande variété de moyens pouvant permettre à un individu d’apposer électroniquement sa signature, et notamment, par l’ajout de sa signature préalablement scannée puis collée sur un document électronique ou par le fait de « signer » à l’aide de son doigt sur un écran tactile. La jurisprudence fait d’ailleurs preuve d’une certaine souplesse au moment d’interpréter ou de conclure à l’existence d’une telle signature.
Pour plus de sécurité et pour répondre à la préoccupation découlant du deuxième paragraphe de l’article 39 LCJTI, il serait prudent pour l’OSBL de conserver par exemple le courriel du secrétaire qui transfère à l’ensemble des administrateurs du conseil d’administration un procès-verbal sur lequel il a apposé sa signature de façon électronique.
Par ailleurs, certaines applications ont été spécifiquement créées et sont disponibles sur le marché afin d’offrir des modalités sécuritaires pouvant permettre de mieux contrôler la signature de documents par des personnes expressément déterminées.
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