LA GESTION DES CONFLITS D'INTÉRÊTS AU SEIN D'UN CONSEIL D'ADMINISTRATION (PARTIE 1)
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Par l'équipe du Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec et son Centre québécois de services aux associations
Tout administrateur a le devoir d’agir dans l’intérêt de la personne morale avec honnêteté, prudence, diligence, loyauté et transparence (1). Le respect de ces valeurs est primordial au bon fonctionnement de la personne morale et favorisera grandement la confiance des membres envers le conseil d’administration. Parmi les situations pouvant miner l’accomplissement des devoirs d’un administrateur, les conflits d’intérêts viennent en tête de liste.
Bien que dans une situation idéale, un administrateur évitera de se trouver en conflit d’intérêts, il se peut que ce type de situation survienne tout de même. Cela n’est pas illégal et n’empêchera généralement pas l’administrateur de conserver son poste. Cependant, l’administrateur devra dénoncer son conflit d’intérêts au moment opportun et agir à l’intérieur des balises prévues aux règlements généraux de la personne morale et au Code civil du Québec.
Afin d’être en mesure de gérer adéquatement la situation de conflit d’intérêts, l’administrateur doit tout d’abord être en mesure de reconnaître qu’il est en conflit d’intérêts.
Il est possible de parler de conflit d’intérêts lorsqu’un administrateur se trouve dans une situation où il pourrait être tenté de se favoriser ou de favoriser une personne qui lui est liée, et ce, au détriment de la gestion de la personne morale.
Les conflits d’intérêts potentiels ou apparents devraient eux aussi être à éviter et à dénoncer. Un conflit d’intérêts apparent est une situation, qui bien que n’étant pas nécessairement encore survenue, pourrait influencer, de la même façon qu’un conflit d’intérêts, la position d’un administrateur dans le traitement d’un dossier.
L’administrateur doit dénoncer tous les conflits d’intérêts aux autres membres du conseil d’administration. À cet effet, il est opportun de consulter les règlements généraux de la personne morale puisqu’ils pourraient contenir des indications quant à la procédure à suivre afin de dénoncer ces situations au conseil d’administration. Ces indications peuvent plutôt se retrouver dans un Code d’éthique et de déontologie ayant été adopté par le conseil d’administration. En l’absence d’une telle procédure, le conflit d’intérêts doit alors être dénoncé conformément aux dispositions du Code civil du Québec, c’est-à-dire, aussitôt qu’il survient. Cette dénonciation peut être faite verbalement ou par écrit, et elle devra être consignée au procès-verbal de réunion.
L’existence d’un conflit d’intérêts n’empêche pas un administrateur de siéger au conseil d’administration. Cependant, une fois le conflit dénoncé, l’administrateur en conflit ne pourra pas participer au délibéré et voter sur toutes questions en lien avec celui-ci. Il n’y a pas d’obligation pour l’administrateur de se retirer physiquement de la discussion. Il s’agit cependant d’une pratique intéressante afin de s’assurer que les autres membres du conseil d’administration puissent discuter librement de la question.
Dans la gestion de ses conflits d’intérêts, un administrateur prudent et diligent se doit d’être proactif en tout temps. En cas de doute sur une situation, il devrait alors dénoncer celle-ci au conseil d’administration.
(1) Art. 322 Code civil du Québec
Publication avril 2019
Dernière révision mai 2023
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