La confidentialité du rapport d'enquête administrative
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Par l'équipe du Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec et son Centre québécois de services aux associations
La Cour supérieure a revisité la notion de la confidentialité du rapport d’enquête interne dans une décision rendue en janvier dernier . Dans ce dossier, la Garde côtière auxiliaire canadienne, un organisme sans but lucratif, a suspendu les statuts de membre de deux bénévoles pour une durée de deux (2) ans, pour des manquements au code d’éthique et règlements internes, notamment par rapport à la sécurité et à la consommation d’alcool. Dans le cadre d’une poursuite alléguant l’illégalité de la suspension, les bénévoles demandent copie du dossier complet d’enquête, incluant les témoignages, dénonciations et notes des participants à l’enquête, pour vérifier si la décision de suspension a été rendue de manière rationnelle et conforme aux droits fondamentaux. L’organisme refuse de fournir les documents en alléguant leur caractère confidentiel. Pour mesurer ceci, la jurisprudence évalue notamment si l’information a été transmise avec l’assurance qu’elle ne sera pas divulguée, si la confidentialité était un élément essentiel à l’échange et si l’intérêt public milite pour la protection de l’information plutôt que sa divulgation.
La juge ordonne la production des documents demandés pour permettre aux bénévoles de vérifier la «rationalité de la décision», et ce, parce que l’organisme doit agir équitablement.
À l’inverse, une décision rendue en novembre 2017 par la Commission d’accès à l’information du Québec protège la confidentialité des propos tenus par des témoins lors d’une enquête interne. Il s’agit d’une employée qui a déposé une plainte en harcèlement psychologique au travail contre son supérieur immédiat. Suite aux résultats de l’enquête interne, la plaignante insatisfaite demande copie de l’intégralité du rapport qui lui est refusé, notamment, car les témoins ont signé un engagement à la confidentialité.
La Commission rejette la demande de divulgation de la majorité du rapport d’enquête parce que cette divulgation dévoilerait des renseignements personnels, risquerait d’avoir un effet négatif sur le climat de travail et nuirait sérieusement aux témoins. La juge est d’avis qu’à la lecture des propos du rapport d’enquête, surtout ceux qui sont négatifs, la plaignante serait en mesure de connaitre leurs auteurs. Ce n’est que la partie du rapport d’enquête qui ne contient pas d’éléments confidentiels qui doit être remise à la partie demanderesse. La Commission rappelle qu’elle n’est pas liée par un engagement signé par les témoins garantissant la confidentialité de leur identité et de leurs renseignements personnels, ni par une politique interne d’un organisme, mais bien par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels.
Pour conclure, la prudence est de mise quant à la rédaction et à la conservation d’un rapport d’enquête administrative, au cas où la production serait ordonnée.
Pour toute question sur la présente chronique, nous vous invitons à communiquer avec nous au (514) 252-3137.
Publication avril 2018
Dernière révision septembre 2022
i Lefrançois c. Garde côtière auxiliaire canadienne (Québec) inc. 2018 QCCQ 6
ii M.P. c. Organisme A 2017 QCCAI 294
