LE JOURNAL DE MARIE : LES ÉTATS FINANCIERS ET LA NOMINATION D'UN AUDITEUR
Nous publions sur ce site des chroniques vulgarisées qui visent à répondre aux préoccupations juridiques fréquentes des organismes sans but lucratif. Toutefois, l’information contenue dans ces chroniques est de nature générale et ne constitue d’aucune façon une opinion ou un conseil juridique. Pour répondre à vos questions spécifiques, nous vous recommandons de rejoindre nos avocats au (514) 252-3137, qui vous proposeront les solutions les mieux adaptées à votre situation précise et à vos besoins.
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Par l’équipe du Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec et son Centre québécois de services aux associations
2 février 2016 - Notre dernière assemblée générale annuelle a été drôlement mouvementée ! Les membres de notre organisme sans but lucratif ont posé beaucoup de questions et émis de nombreux commentaires suite à la présentation de nos états financiers. D’abord, un membre s’est opposé en disant que les états financiers déposés étaient trop vieux, car ils étaient datés de plus d’un mois. Ensuite, certains membres ont voulu qu’un vote soit pris sur les états financiers présentés… pourtant, notre organisme n’a jamais procédé ainsi !
Par ailleurs, quand l’auditeur choisi par notre conseil d’administration a été présenté à l’assemblée, un membre a pris la parole pour indiquer que le choix d’un auditeur revenait aux membres plutôt qu’au conseil d’administration. Nous avons grandement besoin de l’aide d’un professionnel pour faire la lumière sur cette histoire…
L’obligation de déposer un bilan financier
La date du bilan financier
En vertu de la Loi sur les compagnies, les organismes sans but lucratif au Québec doivent soumettre à leurs membres, lors de leur assemblée générale annuelle, un bilan dressé à une date ne précédant pas de plus de quatre (4) mois cette assemblée. C’est pourquoi nous recommandons généralement aux organismes de tenir leur assemblée générale annuelle dans un délai de quatre (4) mois suivant la fin de leur année financière.
Lors de l’assemblée, les organismes doivent également présenter un relevé général des recettes et des dépenses couvrant cette période, le rapport du vérificateur des comptes si nécessaire, et tous les autres renseignements relatifs à la situation financière de l’organisme qui seraient exigés par les règlements généraux.
Les états financiers doivent-ils être approuvés par les membres ?
La Loi sur les compagnies ne requiert pas que les membres adoptent ou approuvent les états financiers; la seule exigence est que les états financiers leur soient « soumis » par les administrateurs de la corporation. L’approbation par les membres n’est pas nécessaire, car ces derniers ne sont pas responsables du contenu des états financiers. Une simple présentation des états financiers aux membres est donc suffisante.
La nomination d’un auditeur
Contrairement aux corporations fédérales, les
personnes morales incorporées sous la partie 3 de la Loi sur les compagnies ne
sont pas obligées de nommer un auditeur indépendant, à moins qu’elles ne
reçoivent des subventions gouvernementales de plus de 250 000$. Les
organismes qui ne reçoivent pas de telles subventions pourraient donc se
contenter de produire un rapport maison.
Or, il est possible que l’organisme ait choisi, même s’il n’y était pas légalement tenu, de prévoir dans ses règlements généraux qu’un auditeur serait désigné pour la vérification des états financiers. Le fait d’avoir recours à un auditeur externe peut effectivement démontrer la crédibilité de l’organisme et rassurer ses membres, tout en répondant aux exigences de prudence et de diligence qu’ont les administrateurs de l’organisme dans le cadre de leurs fonctions. Si les règlements généraux le prévoient, la corporation devra s’y conformer, car rappelons que les règlements généraux forment un contrat entre l’organisme et ses membres.
Il est également possible que certains partenaires de la corporation lui imposent d’avoir recours à un auditeur indépendant pour la vérification de ses états financiers. Bref, il n’y a peut-être pas d’obligation légale de nommer un auditeur, mais l’organisme pourrait devoir le faire s’il s’y est engagé contractuellement dans le cadre de ses activités.
Qui nomme l’auditeur ?
Si la nomination d’un auditeur est prévue dans les règlements généraux de l’organisme, les membres de l’organisme procèdent à cette nomination afin que l’auditeur veille à leurs intérêts. Or, dans les faits, une personne est souvent proposée par le conseil d’administration, car il peut être plus facile pour le conseil de recruter le professionnel qui s’acquittera de cette tâche.
Publication janvier 2016
Dernière révision septembre 2022