LES LIVRES ET REGISTRES DES ORGANISMES SANS BUT LUCRATIF
Nous publions sur ce site des chroniques vulgarisées qui visent à répondre aux préoccupations juridiques fréquentes des organismes sans but lucratif. Toutefois, l’information contenue dans ces chroniques est de nature générale et ne constitue d’aucune façon une opinion ou un conseil juridique. Pour répondre à vos questions spécifiques, nous vous recommandons de rejoindre nos avocats au (514) 252-3137, qui vous proposeront les solutions les mieux adaptées à votre situation précise et à vos besoins.
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Par le Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec et son Centre québécois de services aux associations
Les divers livres et registres de l’organisme accompagnent ce dernier tout au long de sa vie corporative et pourtant, on les néglige fréquemment. Or, ils ne servent pas qu’à amasser la poussière ! Ils devraient constituer une préoccupation importante pour les administrateurs des organismes sans but lucratif. Petit survol de leur contenu et des formalités légales qui y sont rattachées.
Le contenu des livres et registres
On peut distinguer deux catégories de livres et registres qui doivent être tenus par les corporations sans but lucratif provinciales.
D’une part, les registres relatifs à la constitution et à la structure de l’entreprise contiennent normalement les lettres patentes de l’organisme et ses règlements. Ils contiennent également un registre des administrateurs (incluant leurs noms, adresses, professions, et dates où ils ont été en fonction) et un registre des membres (qui comprend les noms, adresses et occupations de tous ceux qui sont ou ont déjà été membres de l’organisme). Un registre des hypothèques doit également être tenu par l’organisme.
D’autre part, la corporation conserve aussi des livres relatifs à son administration et ses opérations. Ceux-ci incluent les livres de comptabilité, où sont inscrits recettes, déboursés, transactions financières, créances et obligations, ainsi que le livre des procès-verbaux, communément appelé « livre des minutes ». Comme son nom l’indique, on insère dans ce dernier les procès-verbaux des assemblées générales et des réunions du conseil d’administration qui ont préalablement été certifiés par le président ou le secrétaire. On y insère également, s’il y a lieu, les résolutions écrites qui tiennent lieu d’assemblées. Le livre des minutes contient donc tous les documents, décisions, autorisations ou autres liés à l’administration et aux opérations de l’organisme.
Enfin, on nous demande souvent si l’organisme doit acheter un livre en particulier faisant office de livre des minutes. Or, la loi ne prévoit aucune exigence quant à la forme que doit prendre ce livre. Un cartable à anneaux pourrait donc très bien faire l’affaire!
La personne responsable et le lieu de conservation
La tâche de tenir à jour les livres et registres incombe normalement au secrétaire de l’organisme, mais un autre dirigeant peut être désigné pour effectuer ce travail. Les livres et registres sont conservés par l’organisme à l’adresse de son siège social.
L’accès aux livres et registres
Les registres relatifs à la constitution et à la structure de la corporation sans but lucratif ont un caractère public : ils peuvent donc être consultés par les membres, mais aussi par les créanciers de la corporation.
Quant aux livres relatifs à l’administration et aux opérations de l’organisme, tels que les livres de comptabilité et les livres des procès-verbaux, plusieurs personnes pensent qu’ils peuvent être consultés par tout individu qui en fait la demande. C’est toutefois inexact. En fait, seuls les administrateurs ont le droit de les consulter. Les membres qui ne sont pas administrateurs ne peuvent donc pas exiger d’avoir accès au livre des minutes, contrairement à la croyance populaire.
Les sanctions possibles
Des amendes sont prévues pour l’organisme qui néglige de tenir les livres et registres tel que prévu par la loi. Aussi, en plus d’être passibles d’une amende, les administrateurs qui de façon intentionnelle refusent de montrer un livre à une personne qui y est autorisée, participent à de fausses entrées dans les livres et registres ou négligent d’y faire les entrées nécessaires, peuvent être tenus personnellement responsables des dommages qui en découlent.
Publication février 2014
Dernière révision mai 2023
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