COVID-19 | La tenue des Assemblées générales des membres
Nous publions sur ce site des chroniques vulgarisées qui visent à répondre aux préoccupations juridiques fréquentes des organismes sans but lucratif. Toutefois, l’information contenue dans ces chroniques est de nature générale et ne constitue d’aucune façon une opinion ou un conseil juridique. Pour répondre à vos questions spécifiques, nous vous recommandons de rejoindre nos avocats au (514) 252 3137, qui vous proposeront les solutions les mieux adaptées à votre situation précise et à vos besoins. Le contenu du présent site est protégé par le droit d’auteur et peut être reproduit uniquement dans sa forme intégrale et originale avec mention obligatoire de la source.
Par l'équipe du Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec et son Centre québécois de services aux associations
Un article paru en 2019 a été retiré pour faire place à une révision préparée avec la pandémie du COVID-19 de 2020 en arrière-plan.
Le propos - les AGA à distance est abordée sous un nouvel angle.
»» ACCÈS AU FAQ SUR LES QUESTIONS DE GOUVERNANCE (27 mars 2020).
LA TENUE DES ASSEMBLÉES GÉNÉRALES DES MEMBRES
Récemment, le Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec a pris connaissance qu’une modification substantielle de la Loi sur les compagnies concernant la tenue des assemblées générales des membres, a été adoptée par le Gouvernement du Québec.
L’assemblée des membres par voie électronique
Dorénavant, une assemblée annuelle ou extraordinaire des membres pourra avoir lieu par tout moyen de communication permettant aux membres de communiquer immédiatement entre eux tel que Skype, Zoom ou FaceTime. Les moyens de communication pourront donc être une vidéoconférence ou une audioconférence. Le gouvernement se met donc au goût du jour.
Il est également possible qu’au cours d’une même assemblée certains membres participent à l’assemblée soit en personne et d’autres y participent par un moyen technologique. Ce sera au conseil d’administration à le décider et à le prévoir lors de l’avis de convocation ou d’insérer les modalités dans les règlements généraux.
Ce sera également au conseil d’administration de choisir les modalités technologiques en fonction lors de l’assemblée des membres.
S’il est nécessaire de tenir un vote secret, comme par exemple lors de l’élection des administrateurs, le vote pourra être pris par tout moyen de communication permettant à la fois de préserver la confidentialité du vote et en permettre la vérification subséquente. Il ne sera pas possible d’utiliser un moyen éphémère qui s’efface lorsque le logiciel s’éteint.
Les résolutions tenant lieu d’assemblée des membres
De plus, dans le cas où le nombre de membres votants le permet, l’assemblée peut être remplacée par la signature d’une ou de plusieurs résolutions tenant lieu d’assemblée en autant que tous les membres signent les résolutions qui auraient normalement été adoptées lors de l’assemblée. Pour être plus clair, le procès-verbal signé par tous les membres votants devrait contenir les résolutions signées et une déclaration à l’effet qu’ils ont pris connaissance des états financiers.
Ils doivent, dans plusieurs cas, élire les administrateurs et nommer l’auditeur indépendant. Il y aura donc lieu de prévoir des dispositions dans les règlements généraux afin de permettre aux membres d’élire les administrateurs par la poste ou par tout moyen électronique. Concernant l’auditeur indépendant, ils pourront accepter ou refuser la proposition du conseil d’administration au moyen d’une résolution à cet effet.
L’avis de convocation
Le législateur a inséré dans la loi la possibilité, déjà inscrite dans la plupart des règlements généraux, que les membres renoncent par écrit à l’avis de convocation et que leur présence à l’assemblée équivaut à une renonciation à l’avis de convocation, sauf si leur présence a pour but d’invoquer l’irrégularité de l’avis de convocation.
La procédure lors de l’assemblée électronique
C’est la procédure prévue aux règlements généraux qui sera suivie lors de l’assemblée électronique. D’autre part, les points à l’ordre du jour seront les mêmes qu’à l’habitude.
Pour toute question sur la présente chronique ou pour obtenir l’assistance de notre service juridique concernant les organismes de bienfaisance, nous vous invitons à communiquer avec nous au (514) 252-3137.
Avis de non-responsabilité
Cette chronique constitue un instrument d’information et de vulgarisation juridique. Son contenu ne saurait en aucune façon être interprété comme un exposé complet du droit ni comme un avis juridique du Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec sur les points de droit qui y sont discutés. Aucune personne qui est un membre, un administrateur, un employé ou un consultant du Regroupement Loisir et Sport du Québec n’accepte ni n’assume de responsabilité ni n’a d’obligation envers qui que ce soit relativement à cette conférence ou à ce document. Vous devez obtenir des conseils juridiques particuliers sur tout point précis vous concernant. Pour tout conseil ou pour de plus amples renseignements, veuillez contacter les membres de notre Service juridique.
Cette chronique constitue un instrument d’information et de vulgarisation juridique. Son contenu ne saurait en aucune façon être interprété comme un exposé complet du droit ni comme un avis juridique du Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec sur les points de droit qui y sont discutés. Aucune personne qui est un membre, un administrateur, un employé ou un consultant du Regroupement Loisir et Sport du Québec n’accepte ni n’assume de responsabilité ni n’a d’obligation envers qui que ce soit relativement à cette conférence ou à ce document. Vous devez obtenir des conseils juridiques particuliers sur tout point précis vous concernant. Pour tout conseil ou pour de plus amples renseignements, veuillez contacter les membres de notre Service juridique.
Publication: mars 2020