CHRONIQUES ET RESSOURCES

On vient de vous élire ou de vous nommer comme recrue du Conseil d’administration de votre association. Vous avez sûrement des appréhensions, et c’est tout à fait normal. Nous espérons que l’on vous accueillera avec soin. Néanmoins, plusieurs questions risquent de surgir dans votre esprit dès votre entrée en fonction. Voici quelques questions à vous poser dès les premières réunions pour évaluer votre capacité à servir au sein d’un nouveau CA.

Buts : Vous a-t-on présenté les énoncés de mission, de vision et de valeurs à votre arrivée et même, idéalement, avant que vous vous portiez volontaire? L’a-t-on fait par écrit ou de façon approximative? La transmission de bouche à oreille de la mission de l’organisation est souvent inadéquate, toute personne interprétant à sa manière la mission exacte de l’organisme ou de l’association.

Objectifs : Lorsque vous montez à bord d’un train, il est important de savoir d’où il vient et où il va. Votre organisation est-elle à ses débuts, à maturité ou sur le déclin? Quels sont les principaux enjeux et les grandes actions pour y répondre? Parfois, rien de tout cela n’est défini, même si tout devrait l’être. Sans vous montrer trop critique, prenez en note ce qui est en route et ce qui se mettra en train grâce à votre apport.

Qui fait quoi : Est-ce que l’organisation a mis par écrit les rôles, les pouvoirs, les responsabilités, les attentes et les obligations de toutes les fonctions? Par exemple, les rôles et pouvoirs de la personne à la direction générale par rapport à ceux du Conseil ou de la présidence. Il est important que vous connaissiez votre rôle comme administrateur ou administratrice et que ce que l’on attend de vous soit écrit noir sur blanc. Il est vrai que le gros bon sens existe, mais celui-ci n’est pas le même pour tout le monde!

Projets : Quels sont les projets actuels de l’association? Pourquoi a-t-on besoin de vous en ce moment? Y a-t-il des enjeux particuliers et des décisions courageuses à prendre prochainement? Qu’en est-il des budgets et des programmes annuels? Vous a-t-on présenté un plan annuel? Il ne faut pas vous gêner pour demander à voir les plans et les politiques : cela démontre votre professionnalisme et confirme celui de l’organisme.

Culture : Qu’en est-il de la culture organisationnelle? Est-ce l’harmonie au sein du Conseil? Quelle est la dynamique entre les personnalités qui y siègent? Procède-t-on à des évaluations périodiques? Quelle information ou quelle documentation met-on à votre disposition pour administrer? Vous a-t-on remis un cartable du CA? Comment le temps est-il géré (surtout la perte de temps)? La culture organisationnelle est comme un paquebot : lorsqu’elle est mauvaise et qu’il y a de la houle, il est difficile de la diriger vers le bon cap, mais lorsqu’elle est bonne, il est également difficile de la faire dévier de sa course et de la faire échouer. De là l’importance de tenir la barre solidement et de redresser dès les premiers signes de dérive.

Pour qui : Qui est la clientèle au cœur de votre organisation? Il est souvent difficile de répondre à cette question même pour les gens d’expérience qui sont déjà au Conseil à votre arrivée. Cependant, ne pas être en mesure de définir ou de départager les types de clientèle pour qui l’organisation œuvre est source de confusion, ce qui peut mener à des conflits ou à une décroissance. La motivation vient d’une vision claire de ce qu’on veut atteindre pour la clientèle que l’on aide. Le souci d’actualiser les règlements généraux en dit souvent long sur la solidité et l’avenir de l’association. Car selon nous, tout organisme sans but lucratif est une association, puisque sa constitution traite de membres.

Comment : La question la plus importante demeure : comment a été votre accueil? Chaleureux, ouvert et honnête? Au moyen d’une séance d’introduction ou de formation? En vous expliquant les sujets ci-haut? En vous disant la vérité quant à l’implication, au rôle et à l’investissement en temps que l’on attend de vous? La compétence des administrateurs et des administratrices est au cœur de la pérennité de l’organisation. Son succès est directement lié au succès du CA à bien l’administrer. Plus il y aura de l’investissement en formation continue des personnes qui l’administrent et mieux se porteront les causes qui les animent. Bienvenue au CA!

Nous avons pour vous des ouvrages et une foule d’autres chroniques portant sur chacun des sujets susmentionnés. La gouvernance est un sujet vaste et personne au Québec ne peut affirmer en avoir fait le tour. Nous continuons donc de contribuer à bâtir cet héritage.

Pour en savoir davantage sur la façon d’intégrer adéquatement une personne au CA, planifier une séance de formation rassembleuse, vous procurer un livre sur le sujet à la boutique en ligne du RLSQ/CQSA. (Malenfant, Roméo. Comprendre votre Conseil d’administration en 20 réponses, Série Gouvernance | Guide pratique n^o 2) ou obtenir tout autre accompagnement, je suis à votre service.