Comment évaluer le cartable de l'administrateur que l'on vous a remis?
Par Marco Baron, consultant et formateur
Moncéa Saine Gouvernance
Avez-vous un cartable de l’administrateur ou un dossier qui s’en approche? Si oui, dites-vous bravo! Car il s’agit d’une pratique qui était courante, mais qui s’est perdue au fil des ans, paradoxalement depuis l’informatisation et l’utilisation accrue du Web. Pourtant, plus il est facile de cumuler de l’information et plus il devient lourd de la mettre à jour, et la distribuer demande encore plus de discipline. Alors, si l’on vous remet un cartable de l’administrateur, voici comment rapidement évaluer la pertinence de son contenu pour vous permettre de bien jouer votre rôle.
Côté pratique : Est-ce un cartable volumineux ou un dossier mince? La question peut paraître banale, mais un cartable presque vide est aussi peu pertinent à apporter à chaque réunion qu’un cartable lourd et épais. Résultat : tout le monde laisse son outil à la maison ou au bureau. Il faut donc un outil facile à utiliser plutôt que facile à oublier. Pourquoi pas une tablette électronique? Nous y reviendrons.
Mise à jour : Est-ce que le cartable que l’on vous a remis est à jour? Ou du moins l’est-il autant que celui de vos confrères et consœurs, ou même plus si vous venez de vous joindre au Conseil? Il est facile de répondre à cette question en regardant les autres chercher l’information durant les réunions du Conseil. Si les informations utiles ne sont pas uniformes, vous allez vite vous en rendre compte. À quelle fréquence la mise à jour vous est-elle remise? Est-ce à chaque réunion du CA ou est-elle orchestrée durant l’année? L’idéal est la planification annuelle additionnée de certains ajouts pour chaque réunion afin de respecter les ordres du jour et de faciliter la prise de décisions.
Responsabilité : Qui a la responsabilité de mettre à jour tous les cartables des administrateurs? La personne à la direction générale ou au secrétariat, son adjoint ou adjointe? À vous d’en discuter ensemble, mais définissez une méthode simple et efficace qui sera à votre portée, qui vous satisfera et qui perdurera! (Nous avons une autre chronique traitant de la pertinence de ces informations.)
Contenu : Est-ce que le contenu de votre cartable vous semble complet au premier regard? Sommairement, le cartable devrait à tout le moins comprendre un exemplaire de la charte et des règlements généraux, les coordonnées importantes, les derniers procès-verbaux, le plan d’action annuel et le budget, ainsi que certains outils de contrôle, tableaux de bord, politiques, etc. N’oubliez pas qu’il appartient au Conseil d’en décider le contenu tout en respectant la confidentialité, les règles d’éthique et les lois, notamment celle sur la protection des renseignements personnels. Il arrive que, de bonne foi, la direction générale ou toute autre personne au CA veuille décider seule du contenu, mais ce genre d’initiatives crée parfois une centralisation ou une perte de contrôle, et les demandes d’informations supplémentaires pleuvent ensuite de partout.
Sans papier : Avez-vous opté pour un CA sans papier, avec tablette électronique? Si oui, les questions précédentes vous concernent aussi. Vous devrez adopter le contenu, ainsi que la procédure, la fréquence et les responsables des mises à jour, en plus de songer à la maintenance et au transport de votre appareil électronique. Attention à la confidentialité des mots de passe!
Enfin, que votre CA soit avec ou sans papier, il vous faudra aussi archiver le passé et trier les documents utiles au présent et au futur. Pourquoi pas deux cartables (ou deux dossiers électroniques)? L’un pour l’année en cours, le second pour les archives et les documents informatifs. Bonne mise en cartable!
Pour en savoir davantage sur la mise en place d’un cartable simple et efficace et pour bien développer la gouvernance de votre Conseil, planifier une séance de formation rassembleuse, vous procurer un livre sur le sujet à la boutique en ligne du CQSA (Malenfant, Roméo. Guide no 2 : Comprendre votre CA en 20 réponses, p. 44 et suivantes) ou obtenir tout autre accompagnement, je suis à votre service.
Publication juin 2019
