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CHRONIQUES ET RESSOURCES





Connaissez-vous le coût réel des formulaires papier?

Par Kim Fortin, responsable des communications | Amilia
 
À l’ère du numérique, il est difficile de justifier l’utilisation de formulaires papier auprès de votre clientèle. Fiches santé, formulaires d’inscription, programmations : tous ces documents devraient être accessibles en ligne sur tous les supports numériques (ordinateurs, tablettes, téléphones intelligents). Bien que cette situation soit dérangeante pour vos clients, votre organisation est la plus pénalisée par l’utilisation de formulaires papier. Coûts élevés, saisie de données interminables, erreurs d’entrées, gestion manuelle des documents ; les désagréments sont multiples. Découvrez les coûts réels associés à l’utilisation des formulaires papier.
 
Les formulaires papier font partie de votre quotidien depuis si longtemps que vous ne réalisez même plus à quel point ils monopolisent tout votre temps! Prenez quelques instants pour vous questionner sur le temps que vous consacrez à la paperasse. 
  • Combien de temps perdez-vous quotidiennement à tenter de déchiffrer l’écriture illisible de vos participants ou à remplir des formulaires incomplets?
  • Combien de fois par semaine devez-vous contacter vos clients pour obtenir des informations manquantes?
  • Combien de temps perdez-vous à saisir l’information des formulaires dans votre base de données? 
Les formulaires papier sont dispendieux
 
Les résultats d’une étude publiée par le réseau ePACT Network estiment le coût de la manipulation du papier (impression, envoi, photocopie, etc.) à environ 5 $ annuellement par participant. Ces calculs ne tiennent pas compte d’autres facteurs associés aux formulaires papier tels que l’achat de classeurs, de dossiers et de cartables, la consommation abusive d’espace dans vos bureaux ainsi que le temps consacré au maintien de l’ordre de vos dossiers clients.
 
Les formulaires papier n’assurent pas la sécurité de vos participants 
 
  • Les renseignements transmis sont conservés dans des classeurs ou des bases de données « maison » qui peuvent être facilement consultés ou piratés par des sources externes malintentionnées.
  • Les formulaires papier sont difficilement accessibles en situation d’urgence.
  • Les renseignements contenus sur les formulaires papier sont plus difficiles à mettre à jour. Quatre mois après la collecte de renseignements sur formulaire papier, environ 30 % des données (courriel, adresse, numéro de téléphone) ne sont plus exactes.
  • Lorsque vos employés saisissent manuellement les données importantes de vos clients, vous vous exposez à des erreurs de saisie. Des informations cruciales à la sécurité de vos participants (numéro d’assurance-maladie) pourraient être erronées.
  • Les formulaires papier ne s’adaptent pas selon les besoins de vos participants. Il pourrait alors vous manquer des informations importantes pour garantir leur sécurité : allergies, antécédents médicaux, blessures, etc.
En adoptant les formulaires en ligne, vous serez en mesure de consacrer moins de temps aux tâches administratives et davantage à la croissance de votre organisation. Vos participants apprécieront la flexibilité et la simplicité des formulaires en ligne, tout en étant rassurés quant à la sécurité de leurs données.

Publication mai 2019  
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Pour plus d'information concernant l'entente et les services, communiquez avec M. Fouzi Berkia, directeur informatique RLSQ/CQSA par courriel ou au 514 252-3000 poste 3999.