Comment évaluer la pertinence des informations qu'on vous transmet pour bien administrer?
Par Marco Baron, consultant et formateur
Moncéa Saine Gouvernance
Vous souvenez-vous du jour où vous avez participé à votre toute première réunion de CA? Ou lorsque vous avez été élu à vos différentes implications bénévoles? Comment vous a-t-on accueilli? Quels documents à lire vous a-t-on transmis lors de votre introduction?
Voici quelques questions à vous poser afin d’évaluer rapidement la documentation que l’on vous fournit lors des réunions du CA pour bien administrer.
La quantité et la qualité : Quelle quantité de documents vous a-t-on remise à votre premier accueil comme administrateur sur le CA? Vous a-t-on remis un cartable de l’administrateur? Il n’est pas nécessaire de tout avoir comme informations. D’ailleurs, certaines informations sont peut-être mieux de rester loin du Conseil pour éviter l’ingérence et les conflits d’intérêts. Cependant, avez-vous en main une copie des règlements généraux? Une copie des plans d’action ou, du moins, de la plus récente planification stratégique? Avez-vous sous les yeux, noir sur blanc, les énoncés de mission et de vision, ainsi que la définition des valeurs organisationnelles? Si oui, bravo!
L’essentiel : Lorsque le ou la DG ou un administrateur vous propose un projet ou présente un rapport ou lorsque vous avez une décision importante à prendre en réunion du Conseil, est-ce que l’on vous « garroche » toute l’information ou vous fournit-on plutôt un résumé (un « sommaire de direction »)? Celui-ci devrait être généralement présenté sur une ou deux pages et permettre de mesurer rapidement les options, le pour et le contre.
L’organisation de l’information : Est-ce que l’on vous présente l’information en vous indiquant les portions les plus importantes et dans un ordre logique ou si vous devez vous-même vous faire une tête pour démêler les documents et les annexes avant les réunions de CA? Viser l’efficacité et le respect du temps des bénévoles portera fruit. Ainsi, la documentation utile à chaque décision devrait être placée selon l’ordre des points à l’ordre du jour et surtout selon l’importance des décisions à prendre.
Les mises à jour : Comment sont gérées les mises à jour de votre cartable de l’administrateur, par exemple? Est-ce que le système est soutenu par une bonne discipline et maintenu par la suite? Ou était-ce bien intentionné au départ, mais avec le temps le système a commencé à faire défaut? Et qu’en est-il du « ménage »? Vous propose-t-on parfois de retirer de vos dossiers certains documents devenus moins pertinents, désuets ou inutiles?
La complémentarité : Vous soumet-on toujours les mêmes documents ou presque, ou bien sont-ils améliorés et complétés afin de vous mettre à la page? Les documents que l’on vous fournit sont-ils complémentaires à ceux que vous possédez déjà?
La personnalisation : Vous remet-on des documents pertinents en lien avec l’ordre du jour et classés selon votre fonction? Pourquoi ne pas distribuer à tous les administrateurs ceux qui leur correspondent et les autres annexes ou les compléments nécessaires au président, au vice-président, au secrétaire, au trésorier, etc.
Les attentes : Selon vous, est-ce que le Conseil a signifié clairement ses attentes concernant les documents utiles, les outils, les tableaux de bord et les informations pertinentes devant être remis aux administrateurs? Ou est-ce plutôt la personne nouvellement élue à la présidence qui a choisi? Ou bien est-ce n’importe quel administrateur qui a une bonne idée et fait ses demandes directement avec la personne à la direction générale? On nous demande souvent la liste des documents et le type d’information qu’un administrateur devrait pouvoir recevoir. Nous enseignons la saine gouvernance depuis plusieurs années et nous croyons que tout doit partir du CA et que c’est à ce dernier que revient la tâche d’indiquer ses besoins et ses attentes en matière d’information. C’est aussi au CA de définir les outils de contrôle appropriés (rapports financiers, tableaux de bord, etc.).
La technologie : Est-ce que la technologie contribue à mieux prendre connaissance des informations utiles ou vous perd-elle? Depuis quelques années, certains Conseils ont voulu éliminer les surplus de papier en adoptant à différents degrés des solutions favorisant un « CA sans papier ». Certains utilisent alors des solutions technologiques telles que l’infonuagique (Dropbox, OneDrive, etc.), les clés USB, les intranets, les tablettes électroniques, etc. Quoi qu’il en soit, il ne faut pas perdre de vue l’essentiel à travers tous les documents, afin de trouver une façon de cibler rapidement les plus pertinents et utiles pour la réunion que vous vous apprêtez à tenir. Il faut être à la fois responsable de l’environnement et responsable de la protection de l’information et de la sauvegarde des données ainsi que de l’efficacité du Conseil.
Enfin, les délais : Recevez-vous les informations dans un délai raisonnable avant les réunions du Conseil? Sinon, à vous de soumettre la question au CA afin qu’ensemble, en harmonie et dans un équilibre entre l’idéal et le réalisme, vous puissiez déterminer un délai convenable. Bonne administration de l’information!
Pour en savoir davantage sur les bonnes approches en matière d’administration de l’information, planifier une séance de formation rassembleuse, ou obtenir tout autre accompagnement, je suis à votre service. Vous pouvez vous procurer un livre sur le sujet (Guide no 2: Comprendre votre Conseil d’administration en 20 réponses, p. 31 à 35) à la boutique en ligne du RLSQ/CQSA.
Marco Baron
Publication avril 2019
