Comment évaluer la validité de l'ordre du jour en 60 secondes?
Par Marco Baron, président
Moncéa Saine Gouvernance
Nous aurions beau parler de gouvernance, lire sur le sujet et vouloir l’améliorer, il devient presque impossible de le faire sans prendre la décision d’appliquer la théorie à travers l’ordre du jour des réunions du Conseil. L’ordre du jour est en effet au cœur de l’aspect pratique des principaux rouages du Conseil. Voici quelques questions à se poser afin d’évaluer un ordre du jour en 60 secondes.
Le nombre de points à l’ordre du jour : Est-ce que le nombre de points à l’ordre du jour se situe dans une moyenne acceptable pour vous? Bien sûr, il y a un minimum à respecter, ne serait-ce que pour les points obligatoires et de conformité. Disons qu’au moins une dizaine de points et quelques sous-points devraient faire l’affaire, ne croyez-vous pas? Car au-delà de ce nombre, lorsque ça semble ne jamais finir et que le passe-temps des participants est de regarder leur montre et de prendre plaisir à cocher les points réglés, il y a peut-être un problème.
Les points importants : À partir de quel point les vraies décisions commencent-elles à se prendre? Au point 9? Au point 13? J’espère que non. Personnellement, je vise aussi tôt que le point 4! Oui, oui, le point 4! On ouvre la réunion, et boum! on entre rapidement dans le vif du sujet et dans les décisions importantes. Aucune décision importante à prendre? Ne tenez pas de réunion, alors!
Le type de sujet : Votre ordre du jour est-il composé de sujets concernant la gouvernance et les rôles du CA ou de sujets traitant d’intendance et de fonctionnement? Est-ce que le ou la DG vous raconte son travail ou vous soumet plutôt des sujets qui sont à votre niveau et de votre ressort? La reddition de compte de la direction générale ne veut pas dire valider son travail point par point, au contraire. Vous ne pouvez pas en 2 heures par mois valider les 40 heures par semaine des employés…
Les rapports : Les rapports arrivent-ils avant ou après les décisions importantes? La nature humaine est construite à l’inverse d’une rencontre efficace. En effet, lors de rencontres de famille ou amicales, on commence par jaser du passé, se conter des histoires et prendre de ses nouvelles avant de parler d’avenir et de décider des vacances ou des projets pour Noël, bla-bla-bla, etc. Alors que durant les réunions de CA, on doit viser l’inverse, vous ne trouvez pas? Débuter assez tôt par le but de la réunion, c’est-à-dire la prise de décisions (c’est à cela que sert le quorum). Puis, utiliser la 2e partie de la réunion notamment pour l’imputabilité, exposer des rapports et poser des questions. Il faut qu’un sommaire de rapport vous soit présenté avant de prendre une décision importante…? Allez-y!
Les traditions : Est-ce que d’anciennes traditions culturelles traînent dans vos ordres du jour? Des rubriques du genre « Varia » ou « Autres questions » qu’on laisse ouvert ou « Lecture de la correspondance »? Nous avons changé de siècle, il est peut-être temps de voir et faire les choses autrement et de laisser tomber certains éléments. Comme éliminer le « Varia » ou du moins le remplacer par un point durant lequel les administrateurs pourront faire valoir des sujets dont ils souhaitent discuter lors de prochaines réunions. Si un administrateur veut faire ajouter un sujet durant une réunion, il devrait le faire selon les règles établies et dans le sous-point qui correspond le mieux à sa requête. S’il veut simplement en faire un point d’information, pourquoi ne pas prévoir une rubrique « Information » à l’ordre du jour?
L’évaluation : A-t-on prévu un point à la fin de l’ordre du jour qui laisse place à un dernier tour de table afin d’offrir à chaque membre la possibilité de faire un commentaire, d’évaluer la réunion ou de suggérer des améliorations souhaitées? Pourquoi pas ?!
Enfin, nous vous invitons à mieux faire les choses. Notre guide sur la tenue modernisée des réunions de CA est un excellent outil pour revoir vos façons de faire sans vous tromper. (Le procès-verbal et l’ordre du jour : Série Gouvernance | Guide pratique no 4). Informez-vous auprès d’un expert en gouvernance modernisée qui respecte les balises juridiques et morales.
Bonne organisation de vos réunions!
Pour en savoir davantage sur l’efficacité des réunions du Conseil d’administration, planifier une séance de formation rassembleuse, vous procurer un livre sur le sujet ou profiter de tout autre accompagnement, je suis à votre service.
Marco Baron
Publication décembre 2018
