CHRONIQUES ET RESSOURCES

 

Au cours des récentes chroniques, nous avons abordé le dossier : comment devenir un bon administrateur : droits et devoirs d’un administrateur. Nous continuerons donc la présente chronique avec la suite des devoirs d’un administrateur envers les autres et entamerons les devoirs de l’administrateur envers l’organisation.

 

Ainsi, tel que rédigé dans les dernières chroniques, en plus de respecter les autres, l’administrateur doit faire preuve d’ouverture d’esprit, laquelle est complétée par une capacité d’écoute. Il manifeste sa solidarité et sa loyauté, remplit ses engagements et agit avec prudence.

 

Abordons maintenant la suite de ses devoirs envers les autres. L’administrateur est tenu également d’agir avec compétence en s’informant constamment des affaires de l’organisation. Il lira les documents attentivement. S’il n’y a aucune politique de gouvernance de prévue relativement aux informations à fournir au Conseil, il exigera de voir les documents complets, et non pas seulement des synthèses. Il saura, ou apprendra, à poser les bonnes questions, seule façon d’obtenir les bonnes réponses. Il ne se contentera pas d’à-peu-près. Il cherchera à aller au fond des choses. Il voudra comprendre, agir autrement serait de la négligence.

 

Dans l’ancien Code civil du Québec, on demandait à l’administrateur d’agir « en bon père de famille », c’est-à-dire d’agir, en regard des connaissances et de l’expérience qu’il possède, comme il agirait dans la gestion de sa propre famille. Aujourd’hui, dans le nouveau Code civil, on parle plutôt d’agir comme toute personne raisonnable. C’est en cela que l’habileté d’un administrateur se démontre autant par ses connaissances et son expérience que par la manière de mettre ces éléments en action.

 

Enfin, l’administrateur doit faire confiance à ses collègues qui ont également des connaissances et de l’expérience et qui n’ont aucune intention maligne. Ils désirent autant que lui la réalisation de la mission et de la vision de l’organisation. Il doit faire confiance à la direction générale parce que celle-ci est en place pour mettre en œuvre les décisions du Conseil, mais également pour suggérer, en partenariat avec le Conseil, les orientations à prendre et les politiques à adopter. Cette confiance prend un mot en gestion, et c’est la « délégation ». La délégation, principe difficile à appliquer, s’apprend et se développe par la pratique.

 

Maintenant, ses devoirs envers l’organisation s’il veut jouer adéquatement son rôle. Il doit s’informer régulièrement du développement des dossiers et des enjeux qui peuvent affecter l’organisation. Pour ce faire, il dispose de tous les outils modernes de communication, entre autres, si disponible, l’Intranet sécurisé de l’organisation à l’intention des administrateurs. Il a également accès au directeur général, mais avant tout, il se doit prendre connaissance de toute documentation qui peut lui parvenir en vue de la préparation aux réunions. Il a le devoir également de s’assurer que l’organisation a émis, sous forme de politiques de gouvernance claires et écrites, les attentes des administrateurs, les attentes des uns envers les autres et celles envers l’organisation et il s’assurera que ses interventions sont en accord avec elles.

 

En plus d’être solidaire et loyal envers l’organisation, il doit tout spécifiquement éviter de véhiculer des opinions négatives sur l’organisation qu’il administre. Au contraire, il doit défendre les politiques du Conseil et respecter celle concernant la confidentialité. La solidarité l’incite également à accepter les décisions du Conseil comme si c’était les siennes, et la loyauté l’amène à supporter ce que fait l’organisation. Conséquemment, il doit faire primer les intérêts de l’organisation sur tout autre intérêt, que celui-ci soit l’intérêt d’une tierce partie, de son électorat ou le sien propre. Cette obligation est d’abord légale, mais elle est surtout morale et démontre l’importance des valeurs fondamentales de l’administrateur.

 

Il se doit donc également de protéger le patrimoine de l’organisation et de le faire fructifier afin que celle-ci ait les ressources nécessaires à la réalisation de sa mission. Il doit aussi s’abstenir de faire des déclarations publiques en se rappelant que l’organisation a désigné des porte-parole officiels et s’assurer que seules ces personnes peuvent réagir aux situations publiques. Il se doit également se sentir personnellement responsable et imputable puisqu’il peut être tenu d’assumer personnellement les dettes de l’organisation, en cas d’incapacité pour celle-ci de faire face à ses responsabilités financières, particulièrement en regard des sommes dues aux gouvernements pour les déductions à la source et les prélèvements de taxes. C’est également en regard des lois du travail en cas de mise à pied pour cause de faillite.

 

Enfin, l’administrateur se doit de supporter son directeur général. Une organisation tire son dynamisme d’une relation positive entre les administrateurs et la direction générale. Celle-ci a besoin du support, des encouragements et de la confiance de chacun des administrateurs si elle veut avoir en mains tous les atouts du succès.

 

Dans la prochaine chronique, nous terminerons les devoirs d’un administrateur par ses devoirs envers la société ainsi que quelques éléments qui sont à proscrire dans la conduite d’un administrateur.