Les devoirs d'un administrateur | Partie 4/4
Par Monique Dansereau, CAÉ®
Présidente
Société de conseil OSBL plus inc.
Experte en gouvernance
Accréditée Gouvernance Stratégique®
Dans la poursuite des dernières chroniques « comment devenir un bon administrateur : droits et devoirs d’un administrateur », nous terminerons cette série en mettant en lumière, les devoirs de l’administrateur envers la société.
Enfin, parmi ses nombreux devoirs tels que vus précédemment, l’administrateur a également des devoirs envers la société en général. En effet, la raison d’être même de son poste vient de cette société. L’administrateur est la caution morale de l’organisation dans son milieu. L’organisation a besoin de cette caution morale pour pouvoir fonctionner et justifier son existence et son statut d’organisme sans but lucratif. La crédibilité individuelle de chaque administrateur est la base de la crédibilité globale de l’organisation. C’est pourquoi l’administrateur a certaines obligations envers la société.
Il doit d’abord s’assurer que l’organisation respecte les prescriptions de la loi, de sa charte, de ses règlements et de ses politiques. Cette obligation se réalise par un rôle de surveillance générale de l’organisation exercée collectivement par les administrateurs.
Il doit aussi s’assurer que l’organisation possède un cadre éthique et un code de déontologie et que les administrateurs, les bénévoles et les employés le respectent.
Finalement, il a à rendre compte des actions de l’organisation. Cette responsabilité est collective, c’est-à-dire qu’elle revient à l’ensemble du Conseil d’administration, mais chacun des administrateurs doit s’assurer que le rapport annuel soit exact et que la situation financière qui y est décrite corresponde à la réalité.
Conclusion
Il ne faut donc pas prendre la fonction d’administrateur à la légère. Un bon administrateur est une personne qui connaît ses droits et ses devoirs et qui les assume pleinement.
En terminant cette série, il est essentiel de rappeler quelques éléments qui sont à proscrire dans la conduite d’un administrateur ou qui lui sont par ailleurs défendus.
- La fonction d’administrateur est essentiellement une fonction individuelle. Elle n’est pas sujette à la délégation.
- L’administrateur est administrateur uniquement lorsqu’il est en réunion du Conseil dûment convoquée ou s’il a un mandat écrit du Conseil. Autrement, il n’a aucune autorité, ni envers le directeur général, ni envers les employés, ni envers les bénévoles opérationnels et ni envers un tiers.
- L’administrateur ne peut se faire accompagner par un avocat ou tout autre conseiller spécialiste ou non, aux réunions du Conseil, à moins que l’ensemble des administrateurs y consente.
- Seul un administrateur élu ou nommé selon le processus prévu aux règlements peut assister aux réunions du Conseil. Aucun membre ne peut exiger le droit d’y assister.
- L’administrateur ne peut voter par procuration puisque sa fonction ne se délègue pas. Il ne peut voter que s’il est présent en personne ou par « un moyen permettant à tous les participants de s’entendre ».
- Il ne peut emprunter sur les deniers de l’organisation. Ce qui serait « confondre ses biens avec ceux de l’organisation » ce qui est formellement interdit.
Enfin, le rôle de l’administrateur est très important. Il est l’âme de l’organisation et joue un rôle capital dans les destinées de toute organisation. Il est en poste autant pour aider l’organisation que pour en assurer sa crédibilité. Il est essentiel qu’il soit conscient de l’importance de ce rôle. Malheureusement, certaines organisations laissent parfois croire aux candidats à ces postes que la tâche n’est que symbolique, qu’elle n’exige que peu de temps et qu’elle n’implique pas d’autres engagements que la présence à quelques réunions. Agir ainsi est un manque de respect. Nous avons plutôt tendance à dire que de plus en plus, il faut bien préparer les administrateurs à servir l’organisation et comprendre qu’elles seront leurs fonctions et leurs responsabilités. Une bonne préparation à assumer cette fonction valorisera davantage le rôle de l’administrateur et lui insufflera la motivation pour faire transformer une piètre performance organisationnelle en un succès.
Bonne lecture!
Publication septembre 2018
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