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CHRONIQUES ET RESSOURCES





L'importance des règlements généraux

Nous publions sur ce site des chroniques vulgarisées qui visent à répondre aux préoccupations juridiques fréquentes des organismes sans but lucratif. Toutefois, l’information contenue dans ces chroniques est de nature générale et ne constitue d’aucune façon une opinion ou un conseil juridique. Pour répondre à vos questions spécifiques, nous vous recommandons de rejoindre nos avocats au (514) 252 3137, qui vous proposeront les solutions les mieux adaptées à votre situation précise et à vos besoins.
 
Le contenu du présent site est protégé par le droit d’auteur et peut être reproduit uniquement dans sa forme intégrale et originale avec mention obligatoire de la source.
 
Par l'équipe du Service juridique du Regroupement Loisir et Sport du Québec et son Centre québécois de services aux associations 
 
Notre service juridique rencontre fréquemment des représentants d’organismes sans but lucratif incorporés au Québec qui souhaitent obtenir une opinion juridique concernant diverses préoccupations de nature corporative (composition du conseil d’administration, gestion interne, transmission d’avis de convocation, tenue des assemblées, élections, etc.)
 
Notre premier réflexe est toujours de demander, en plus des informations factuelles entourant chaque cas, les règlements généraux de l’organisation avant de nous prononcer sur la situation. Pourquoi ces documents sont-ils si importants dans le cadre de notre analyse, mais surtout pour la vie corporative de l’organisme ? Un organisme qui souhaite éviter de s’encombrer de paperasse pourrait-il se passer de règlements généraux ?
 
Les règlements généraux d’un OSBL n’existent pas que pour accumuler la poussière, loin de là ! Bien qu’ils ne soient pas obligatoires en vertu de la Loi, nous sommes d’avis qu’ils constituent un document déterminant et recommandons à tous les organismes d’en adopter.
 
L’article 310, alinéa 1 du Code civil du Québec énonce que « le fonctionnement, l’administration du patrimoine et l’activité des personnes morales sont réglés par la loi, l’acte constitutif et les règlements […] ». Le conseil d’administration de l’organisme a le pouvoir de rédiger et d’adopter des règlements qui sont non contraires à la loi ou à l’acte constitutif pour déterminer, par exemple, le nombre d’administrateurs et la durée de leur mandat, la façon de nommer les dirigeants (président, trésorier, secrétaire, etc.), la conduite de ses affaires internes, les catégories de membres, leur admission ou suspension, la cotisation à payer, etc.
 
Ainsi, les règlements généraux d’un organisme représentent en quelque sorte le guide de sa régie interne. Ils forment également un « contrat » entre l’organisme et ses membres, de telle sorte que les dispositions qu’il contient lient la corporation et ceux qui ont été admis au sein de cette dernière.
 
Les règlements généraux entrent en vigueur dès qu’ils sont adoptés par le conseil d’administration. Ils doivent ensuite être ratifiés par les membres lors de l’assemblée suivante. S’ils ne sont pas acceptés par les membres lors de cette assemblée, ils cessent alors d’être en vigueur à compter de cet instant.
 
Qu’arrive-t-il si un organisme dûment incorporé sous la partie 3 de la Loi sur les compagnies omet, néglige ou refuse de se doter de règlements généraux ?
 
En cas de problématique, l’organisme ne pourra se référer qu’à ses documents constitutifs et à la loi. Or, peu d’informations figurent normalement dans les documents constitutifs, et la loi n’a malheureusement pas prévu toutes les situations qui peuvent survenir au sein d’un OSBL ! Par exemple, elle ne mentionne rien sur la façon dont une corporation peut se « départir » d’un administrateur qui nuit à sa réputation ou qui n’assiste aux réunions que très rarement. Le pouvoir de destituer un administrateur, la façon de procéder à cette destitution et les motifs de disqualification sont normalement prévus dans les règlements généraux de l’organisme. Le fait de ne pas avoir de règlements généraux peut donc placer l’organisme dans un certain « flou juridique » lorsque surviennent des questionnements ou des difficultés.
 
Qui plus est, le fait de devoir recourir aux dispositions prévues dans la Loi sur les compagnies en l’absence de règlements généraux entraîne certaines conséquences peu pratiques pour les OSBL. Par exemple, en vertu de la Loi, un organisme devrait envoyer les avis de convocation à ses assemblées par lettre recommandée aux membres, et faire publier ces avis dans les journaux.(1) Imaginons un peu les coûts… Aussi, la corporation devrait toujours tenir son assemblée annuelle le 4e mercredi de janvier.(2)  Par chance, l’organisme qui dispose de règlements généraux peut prévoir dans ces derniers un mode de convocation différent pour les assemblées des membres (ex. : par courriel) et un pouvoir pour le conseil d’administration de fixer l’assemblée annuelle à la date de son choix.
 
Enfin, rappelons qu’il convient d’envisager les règlements généraux dans une perspective évolutive. Des règlements généraux qui ne sont pas revus régulièrement pourraient être oubliés, perdus, ou avoir mal suivi les changements (objets, philosophie, politiques, membership, etc.) qui ont eu lieu au sein de l’organisme. Il convient donc de les conserver à jour et de s’assurer qu’ils répondent toujours aux besoins de votre organisation. 
 
Notre équipe peut vous aider dans la rédaction ou la révision de vos règlements généraux, afin que ces derniers soient conformes à la Loi. Nous vous invitons à communiquer avec nous au numéro (514) 252-3137.
(1) Article 97.
(2) Article 98 
 
Publication mai 2018