Comment devenir un bon administrateur : droits et devoirs d'un administrateur | Partie 2
Par Monique Dansereau, CAÉ®
Présidente
Société de conseil OSBL plus inc.
Experte en gouvernance
Accréditée Gouvernance Stratégique®
Dans la chronique publiée en mars 2018, nous avons commencé à aborder le dossier : Comment devenir un bon administrateur : droits et devoirs d’un administrateur, Les droits. Nous continuerons la présente chronique avec la suite des droits d’un administrateur.
Les droits… suite…………
L’administrateur a un droit fondamental celui d’assister à toute réunion du Conseil d’administration. Il doit donc recevoir un avis de convocation et le Conseil, tant qu’il est administrateur, ne peut lui nier son droit d’assister aux réunions, sauf dans les cas où les règlements prévoient, par exemple dans le cas de conflits d’intérêts, qu’un administrateur doive se retirer de la rencontre.
Durant les réunions, il a le droit fondamental d’exprimer librement son point de vue. Le président du Conseil doit s’assurer que chacun a l’opportunité d’exprimer son opinion et de pleinement participer à la discussion.
L’administrateur a également un droit inaliénable de vote (sauf dans les cas de conflits d’intérêts prévus aux règlements). Une personne ne peut pas être administrateur sans avoir un droit de vote à cause précisément de la responsabilité légale qui accompagne le statut d’administrateur.
En tant qu’administrateur et partie du Conseil, l’administrateur a le droit également d’exprimer ses volontés (en réunion du Conseil) par l’adoption de directives (appelées politiques de gouvernance). Plus celles-ci seront claires, plus elles auront de l’effet sur l’évolution de l’organisation. C’est d’ailleurs pourquoi on dit souvent que « le Conseil d’administration s’exprime principalement par des politiques de gouvernance écrites ».
De plus, l’administrateur, à cause de ses responsabilités, a le droit d’être protégé et de se protéger. Il sera protégé par l’organisation de plusieurs manières.
- D’abord par une clause d’indemnisation inscrite dans les règlements de l’organisation. Cette clause déclare essentiellement que l’organisation va prendre faits et cause pour l’administrateur dans toute poursuite découlant de ses fonctions.
- De l’autre côté, l’organisation fera aussi en sorte de posséder un contrat d’assurances responsabilité des administrateurs, appelée assurance « Erreur et omissions ». Cette assurance couvrira toutes les décisions que les administrateurs auront à prendre. Ce contrat devra surtout comprendre un article assumant les frais de défense en cas de poursuite.
- L’administrateur se protégera également en prenant connaissance de tout document conduisant à une prise de décision, en participant à la discussion et, s’il n’est pas d’accord avec la décision à prendre et que cette décision peut avoir des conséquences légales, il s’assurera de voter contre une telle résolution et demandera que sa dissidence soit inscrite au procès-verbal.
- L’administrateur se protégera également en ayant soin de demander des rapports d’experts lorsque la décision à prendre porte sur des sujets dans lesquels aucun membre du Conseil n’a d’expertise. L’avis d’un avocat, d’un comptable ou d’un ingénieur, par exemple, peut être nécessaire. Négliger d’y faire appel peut être considéré comme une attitude imprudente dans un contexte où tout indiquant que la prudence devait être de mise. L’administrateur doit donc agir en tout temps comme toute personne raisonnable.
Au Québec, l’administrateur a droit généralement au remboursement des dépenses raisonnables qu’il a encourues pour exercer ses fonctions. Nous parlons ici de dépenses raisonnables, c’est-à-dire, des dépenses que la personne ferait normalement si c’était elle qui devait en assumer le coût. Il y a exagération dans les autres cas. De plus, ces dépenses ne doivent pas être théoriques, mais bien réelles, supportées par des reçus ou autres pièces justificatives. La politique du Conseil à cet effet devrait d’ailleurs être claire et précise.
En terminant cette partie de la chronique, tout administrateur a le droit de démissionner de son poste, quelle qu’en soit la raison. Et il a droit à cette démission de façon discrétionnaire, c’est-à-dire, sans avoir à donner d’explications.
[1]Gouvernance Stratégique® est une marque déposée de Consultants D.P.R.M. inc., utilisée sous licence
Publication avril 2018
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