CHRONIQUES ET RESSOURCES

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La fonction d’administrateur sur un Conseil d’administration d’un organisme sans but lucratif est un honneur que de nombreux Québécois et Canadiens partagent. Mais quels sont donc les droits et les devoirs de ces administrateurs? En effet, on parle souvent des droits et devoirs des dirigeants, mais rarement nous arrêtons-nous à la fonction de base qu’est celle de l’administrateur.

 

Avant de débuter, rappelons cependant quelques règles importantes. La charge d’administrateur est strictement personnelle. Elle n’est pas sujette à délégation, ce qui veut dire qu’il n’est pas question qu’un administrateur ait, par exemple, un substitut et que ce substitut assiste aux réunions lorsque l’administrateur n’est pas disponible. La fonction d’administrateur est strictement personnelle parce qu’elle comporte de grandes responsabilités et que, légalement, une personne est imputable à la fois de ses actes et de ses décisions, mais aussi, solidairement, des actes et des décisions de ses collègues administrateurs.

 

Il est également impératif de rappeler que la fonction d’administrateur n’existe que lorsqu’une personne est en réunion avec ses collègues administrateurs. Cela veut clairement dire qu’en dehors des réunions officielles, l’administrateur n’a plus aucun pouvoir découlant de son titre d’administrateur, sauf si le Conseil d’administration lui a confié explicitement, généralement par écrit sous forme de résolution, un mandat à exécuter pour et au nom de l’organisation.

 

Cependant, il y a une exception à cette affirmation. Même si la personne n’a aucun pouvoir ou droit entre les réunions, elle continue cependant â être perçue par la communauté comme « représentant », dans une certaine mesure. Ses actes personnels auront indirectement un impact sur l’image de l’organisation dont il est administrateur. Un administrateur doit donc constamment se rappeler que les autres porteront un jugement positif ou négatif sur cette organisation selon ce qu’ils déduiront de son comportement. D’où une plus grande responsabilité encore.

 

Le premier droit de l’administrateur est celui de refuser toute élection ou nomination d’administrateur. D’ailleurs, toute procédure d’élection devrait comprendre une obligation d’obtenir le consentement écrit de tout candidat à un poste d’administrateur, que ce poste soit électif ou nominatif. Cela peut sembler étrange de lister ce droit en premier, mais il doit être clair qu’une personne peut ne pas accepter de devenir administrateur. En cas de refus, ce premier droit devient aussi le dernier parce que la personne ne sera pas administrateur, mais il est important de bien comprendre cette situation.

 

Un second droit est le droit au respect. En tant qu’administrateur, une personne se trouve, lorsqu’en réunion, être le grand patron de l’organisation. Le personnel et les autres administrateurs doivent respecter cette fonction de responsabilité en conséquence. Le respect se manifeste de différentes façons. Par exemple, quand on respecte les personnes, on arrive tous à l’heure aux réunions et on y arrive préparé. De plus, on assiste à toute la réunion. Quand on respecte un administrateur, on lui donne un avis suffisant de la tenue de la réunion afin qu’il puisse arranger son horaire en conséquence. On lui fournit également l’information adéquate et on a un langage respectueux en réunion. On ne répond pas au téléphone cellulaire ni aux courriels pendant les réunions. On est attentif à ce qui se dit, on suit la discussion et on y participe.

 

L’administrateur a également droit à une définition claire de ses rôles et ses responsabilités dans l’organisation. Comme ces éléments peuvent changer d’une organisation à l’autre, il est pertinent que l’administrateur reçoive par écrit la documentation nécessaire pour qu’il comprenne bien pourquoi il est administrateur et les attentes que l’organisation met en lui. Ce droit comprend également l’opportunité de participer à une session d’orientation que chaque nouvel administrateur devrait recevoir dès son entrée en fonction.

 

L’administrateur a droit ensuite d’avoir accès sans restrictions aux livres de l’organisation. Les livres sont composés de la charte, des règlements, des politiques de gouvernance, des procès-verbaux, des livres comptables et de tout rapport présent et antérieur portant sur les points sensibles de l’organisation.

 

Il a également droit à une information juste, complète et à temps pour lui permettre de participer de façon éclairée à toute décision qui sera à prendre. Entre autres, cela signifie qu’il s’attend à recevoir plusieurs jours avant une réunion, la documentation nécessaire à la compréhension des items à l’ordre du jour. Il doit aussi avoir la possibilité de poser des questions d’éclaircissement avant toute réunion en pouvant contacter la direction générale à cet effet.

 

La suite…………Dans la prochaine chronique, nous continuerons à vous exposer les droits d’un administrateur. D’ici là, bonne lecture.

 

Publication mars 2018

 

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