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CHRONIQUES ET RESSOURCES





Un petit guide pour évaluer les réunions du Conseil d'administration

Par Monique Dansereau, CAÉ, Présidente
Consultante en gouvernance accréditée, Gouvernance stratégique®
(1)
Société de conseil OSBL+ Inc.

 
Plusieurs organisations ont développé des tableaux de bord qui permettent de présenter des indicateurs essentiels afin de se donner à la fois une vision globale et détaillée de l’organisation et pour évaluer la performance de l’organisation. D’autres ont comme seuls indicateurs de performance le budget et la progression financière. Mais qu’en est-il de l’évaluation des réunions du Conseil d’administration?
 
L’évaluation des réunions du Conseil d’administration
 
Ainsi, pour évaluer la performance de l’organisation, un Conseil peut utiliser les outils qui lui conviennent, mais l’efficacité des réunions du Conseil peut, aussi, être considérée comme un facteur important de performance pour l’organisation.
 
Voici donc, un petit guide qui peut être mis sous forme de formulaire avec des indicateurs de base comme :
« Satisfaisant », « Nécessite amélioration » et « Insatisfaisant ».
 
  • Est-ce que tous les administrateurs étaient présents?
  • Est-ce que les administrateurs ont reçu la documentation adéquate 10 ou 12 jours avant la tenue de la réunion?
  • Est-ce que tous les administrateurs étaient bien préparés pour la réunion? Avaient-ils tous lu et compris la documentation reçue?
  • Est-ce que les informations ponctuelles du point « Affaires découlant du procès-verbal » ont été traitées rapidement et qu’elles n’ont pas servi à recommencer des discussions, si les sujets ne reviennent pas à l’ordre du présent ordre du jour?
  • Est-ce que l’ordre du jour a été préparé en fonction des points de décisions et des informations pertinentes?
  • Est-ce que les décisions qui se sont prises l’ont été en tenant compte de la perspective globale de l’organisation et des impacts à court, moyen et long terme, ou bien est-ce les sujets étaient pour des décisions à court terme seulement?
  • Est-ce que les sujets qui ont fait l’objet de délibérations étaient pertinents aux rôles du Conseil d’administration (orientations, supervision, réseau et pérennité) ou bien étaient-ils de simples mises en œuvre ou informations non pertinentes?
  • Est-ce que les administrateurs ont eu l’occasion d’avoir une participation active?
  • Est-ce que les administrateurs ont permis l’expression honnête des points de vue divergents?
  • Est-ce que chacun a traité ses collègues avec respect et de manière courtoise?
  • Est-ce que chaque administrateur a participé activement aux délibérations ou bien est-ce que certains n’étaient présents que de corps, mais en ayant l’esprit ailleurs, ou occupés avec leurs appareils électroniques?
  • Est-ce qu’il y avait plus de sujets inscrits à « varia » qu’aux points réguliers de l’ordre du jour?
  • Est-ce que le Conseil respecte ses propres règles de fonctionnement et les politiques de gouvernance qu’il a adoptées ou bien est-ce que ces politiques, une fois adoptées ont été mises à l’écart et qu’on s’y réfère peu ou pas?
  • Est-ce que la bonne foi a présidé aux délibérations?
  • Est-ce que les sujets pour la prochaine réunion du Conseil ont été définis?
  • Quel est le niveau de satisfaction générale ressentie à la fin de la réunion?
 
Évidemment, la bonne foi et l’honnêteté des réponses sont essentielles, avec une dose importante de désir d’améliorer ses façons de faire.
 
Conclusion

Les Conseils d’administration qui se donnent ce genre d’outil voient effectivement le niveau de satisfaction de leurs membres augmenter et par le fait même, leur efficacité s’améliorer de façon significative.
 
Ainsi, de façon exceptionnelle, vous êtes autorisé à reproduire le présent questionnaire, à la condition expresse d’en indiquer l’auteur et la source.
 
Si vous désirez que l’on traite d’un sujet en particulier ou recevoir des informations sur nos services, n’hésitez pas à nous en faire part en nous contactant à info@osblplus.com ou à info@sainegouvernance.com

Pour des lectures intéressantes sur des sujets traitant de gouvernance, nous vous invitons à vous procurer les publications aux Éditions D.P.R.M. disponibles à la Boutique du CQSA.
 
Publication novembre 2017
 
(1) « Seuls nos consultants sont accrédités par Roméo Malenfant, Ph.D. de Consultants D.P.R.M. inc. pour utiliser le système de la Gouvernance Stratégique® dans la pratique de consultation.
 

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