Le rapport annuel
Par Monique Dansereau, CAÉ, Présidente
Consultante en gouvernance accréditée, Gouvernance stratégique®(1)
Société de conseil OSBL+ Inc.
Que devrait contenir le rapport annuel d’une organisation sans but lucratif?
En introduction, le rapport annuel devrait inclure le rapport du président du Conseil qui rappelle la mission et la vision à moyen terme de l’organisation en démontrant de quelle façon, durant l’année qui vient de s’écouler, que l’organisation a progressé vers son accomplissement.
On devrait également retrouver l’énoncé des valeurs qui guident les administrateurs dans leurs décisions, accompagné d’une déclaration faisant état que le Conseil d’administration a effectivement respecté ces valeurs et qu’il s’est constamment inspiré de celles-ci. Il est aussi impératif de trouver dans cette partie du rapport une déclaration du président du Conseil confirmant que la Loi, les règlements et les politiques du Conseil ont été respectés. Idéalement, cette déclaration devrait être accompagnée d’un rapport de l’expert-comptable indépendant, lequel aurait procédé à une vérification effective de l’application des politiques.
Première partie. La première partie du rapport devrait donner une description détaillée de la clientèle de l’organisation. En effet, celle-ci existe « pour » et « par » eux. Il est donc important que les membres et la communauté puissent se faire une idée précise de qui la compose : ses caractéristiques, ses besoins, ses aspirations et les moyens que l’organisation a mis en œuvre pour mieux les connaître et pour diffuser les messages visant à les informer des progrès de l’organisation.
Deuxième partie. La deuxième partie du rapport devrait aborder les politiques adoptées par le Conseil pour mieux encadrer ses activités, incluant les mandats des comités de gouvernance, de même que d’une politique concernant la protection des employés visant à contrer la discrimination et le harcèlement. Il est également important que le Conseil puisse confirmer que l’organisation s’est dotée d’un guide de conduite pour ses administrateurs et celui du personnel.
Troisième partie. La troisième partie du rapport devrait comprendre une description des activités tenues par l’organisme durant l’année écoulée, accompagnée d’une indication comparative avec l’année antérieure au niveau de la performance de l’organisation dans la mise en œuvre des moyens privilégiés. Cette partie du rapport constitue en fait le cœur du rapport annuel. Quels ont été les programmes, les activités et les autres réalisations de l’année? Quelle est l’évaluation faite de la performance de ces activités en comparaison avec l’année antérieure?
Quatrième partie. Cette partie du rapport devrait aborder ce que Béland et Piché(2) appellent « les rapports avec nos employés » et les « relations avec nos partenaires ». Dans les organismes sans but lucratif, il y a deux sortes « d’employés » : les bénévoles opérationnels et les employés payés, et les partenaires. Les bénévoles opérationnels sont ces personnes qui oeuvrent gratuitement au bénéfice des membres-clients-bénéficiaires de l’organisme. Presque la totalité, sinon la totalité de plus des 46 500 organismes sans but lucratif enregistrés au Québec ne pourraient pas exister sans ces milliers de bénévoles. Ils doivent donc occuper une place importante dans le rapport annuel, lequel doit préciser leur nombre, mais aussi en décrire les caractéristiques et les lieux d’implication. Les employés payés constituent cette autre part importante de l’organisation, bien qu’ils représentent généralement un nombre bien inférieur à celui des bénévoles opérationnels. Ils rendent des services directs et ils supportent le réseau de bénévoles de l’organisation. Le rapport annuel devrait en donner la répartition en fonction des statuts d’emploi par exemple.
Cinquième partie. Cette partie devrait aborder certains des aspects concernant la viabilité de l’organisation. Par exemple, la situation financière, la relève des administrateurs et du directeur général, sans oublier un aspect très important concernant la viabilité de l’organisation : sa crédibilité dans son aspect global.
Conclusion Finalement, le rapport annuel devrait, de façon succincte, démontrer que l’organisme a effectivement contribué à améliorer la société par la réalisation de sa mission.
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(1) Gouvernance Stratégique® est une marque déposée de Consultants D.P.R.M. inc., utilisée sous licence
(2) BÉLAND, Philippe et Jérôme PICHÉ, Faites le bilan social de votre entreprise. Montréal, Éditions Transcontinental inc. et Éditions de la Fondation de l’entrepreneurship. 1998. 130p.
