Le directeur général et les postes de secrétaire et de trésorier
Consultante en gouvernance accréditée, Gouvernance stratégique®(1)
On nous demande fréquemment si le directeur général peut assumer les postes de secrétaire ou de trésorier ou les deux et est-ce que ces postes donnent droit de vote au directeur général lors des réunions du Conseil d’administration? Et est-ce trop demander à ce directeur général?
Dans un premier temps, le fait d’occuper ces postes ne donne pas nécessairement droit de vote au directeur général. En effet, pour avoir droit de vote, le directeur général doit répondre aux critères d’un administrateur (c’est-à-dire, les critères pour être membre de l’organisation et avoir été élu selon le processus électoral prévu). D’ailleurs, vous pourrez trouver plus d’informations sur le sujet en consultant le livre : La Gouvernance et le Conseil d’administration, page 229. Il fut conclu qu’il n’est aucunement avantageux pour celui-ci ‘avoir un droit de vote.
Dans un deuxième temps, en ce qui concerne le cumul des postes de secrétaire et de trésorier, nous ne croyons pas que ce soit trop demander au directeur général d’assumer l’un ou l’autre ou même ces deux fonctions même si cela peut faire sursauter plusieurs administrateurs de laisser le directeur général prendre un certain contrôle, particulièrement si le trésorier tient à ses tâches de signer tous les chèques! Mais il peut cependant arriver que le poste de trésorier soit confié à un administrateur.
Pensons simplement ce qui se passe réellement lorsque c’est un administrateur élu qui assume l’une ou l’autre de ces fonctions. Dans la réalité, n’est-ce pas le directeur général qui fait le travail, c’est-à-dire, prépare les documents, rédige et envoie les convocations, rédige les procès-verbaux, élabore les budgets, les rapports financiers trimestriels et non pas le bénévole - trésorier? En fait le directeur général fait tout le travail (ou à tout le moins s’assure qu’un de ses employés le font) et, non seulement n’en a-t-il pas le crédit, mais il doit laisser à une autre personne, laquelle n’a généralement rien préparé ou maîtrise moins bien le dossier, le soin de présenter ces documents au Conseil. Au moins, dans le cas où il en est officiellement chargé, il peut commettre lui-même ses erreurs, s’il y a lieu, mais aussi retirer le crédit des bons coups. Nous ne considérons donc pas que c’est trop demander au directeur général (ou à la permanence), mais bien au contraire être conforme à la réalité que de lui confier officiellement la responsabilité. Ceci est tellement vrai que nous retrouvons de plus en plus dans les règlements, lorsqu’ils sont bien préparés bien sûr, à la description de responsabilité d’un trésorier (par exemple) bénévole, lorsque cette responsabilité n’est pas officiellement confiée au directeur général, l’expression «voit à ce que soit préparé….» ou encore (pour un secrétaire bénévole) «s’assure que les procès-verbaux sont préparés» ou toute expression semblable, ce qui laisse entendre que ce n’est pas le bénévole qui fera effectivement le travail.
D’ailleurs, lorsque l’infrastructure de gouvernance est bien établie et que les rôles des dirigeants (président, vice-président, trésorier et secrétaire) sont bien définis, le poste de secrétaire n’est plus uniquement la personne qui prépare et rédige les procès-verbaux mais ce poste devient en réalité le poste de secrétaire corporatif, qui lui, de par la Loi (2) , est chargé de tenir certains livres et registres de la corporation (lettres patentes et règlements, membres et administrateurs). Il doit s’assurer également que les procès-verbaux sont conformes et c’est lui qui peut certifier les procès-verbaux des assemblées des membres et des administrateurs (3). Il doit également s’assurer que tous les documents légaux, incluant les procès-verbaux, soient bien sécurisés et conservés ce qui n’est pas toujours le cas lorsque c’est un secrétaire bénévole. D’autre part, une structure financière adéquate, des politiques de gouvernance pertinentes et un auditeur externe des comptes viendront également soutenir le directeur général dans la fonction de trésorier.
En conclusion, certains auteurs mentionnent clairement dans leurs conférences, et John Carver dans son livre «Boards that make a difference» (Jossey-Bass, 1991), que ces postes d’administrateurs bénévoles (secrétaire et trésorier) ne devraient tout simplement pas exister. De plus, dans les compagnies à but lucratif, ces postes sont des postes d’employés qui prennent le nom de secrétaire des affaires corporatives et de directeur administratif ou des finances, et non pas un administrateur du Conseil d’administration.
Pour en savoir davantage, communiquez avec nous ou référez-vous au livre La Gouvernance et le Conseil d’administration de Roméo Malenfant, Ph.D., Éditions D.P.R.M. disponibles à la Boutique du CQSA. Pour commander ce livre ou Les Guides pratiques pour une Gouvernance Stratégique®: http://www.associationsquebec.qc.ca/boutique. « Seuls nos consultants sont accrédités par Roméo Malenfant, Ph.D. président de Consultants D.P.R.M. inc. pour utiliser le système Gouvernance Stratégique® dans la pratique de consultation ».
(1) Gouvernance Stratégique est une marque déposée de Consultants D.P.R.M. inc., utilisée sous licence.
(2) La corporation sans but lucratif, Éditions Wilson & Lafleur, 12-18.
(3) Loi sur les compagnies, art. 107
« Seuls nos consultants sont accrédités par Roméo Malenfant, Ph.D. de Consultants D.P.R.M. inc. pour utiliser le système de la Gouvernance Stratégique® dans la pratique de consultation ».
Publication septembre 2016
