Le manuel de l'administrateur
Consultante en gouvernance accréditée, Gouvernance stratégique®
En cette période de l’année, plusieurs organisations ont tenu leur assemblée générale annuelle et ont généralement procédé à l’élection de nouveaux administrateurs. Afin de bien les accueillir et de les préparer à assumer efficacement leurs rôles, il devient important de leur fournir les documents nécessaires. Ainsi donc, le manuel de l’administrateur devient un outil d’information important que toute organisation devrait avoir.
Précisons d’abord que le manuel de l’administrateur est un document qui constitue le « vade-mecum », le guide à la fois organisationnel et personnel de l’administrateur. Il devrait être d’un format facile à consulter, ne pas être trop volumineux sous risque de devenir inutile et être remis à l’administrateur dès le début de son mandat. Ce manuel devrait être récupéré par l’organisation lorsque l’administrateur quitte sa fonction.
Contenu du manuel de l’administrateur
Onglet 1 : Charte
• copie des lettres patentes (charte) de l’organisation et lettres patentes supplémentaires, le cas échéant
Onglet 2 : Règlements
• les règlements
Onglet 3 : Politiques de gouvernance
• l’ensemble des politiques de gouvernance du Conseil d’administration
Ces trois éléments devraient constituer la bible organisationnelle de tout administrateur. Le Conseil devrait s’y référer régulièrement avant de prendre toute décision, afin de s’assurer que la décision à prendre est bien conforme à l’ensemble des décisions déjà prises.
Onglet 4 : Coordonnées
• la liste des administrateurs et leurs coordonnées• les coordonnées du directeur général
• la lise des cadres supérieurs
• la liste des comités de gouvernance (avec les membres y siégeant) avec le mandat et l’échéance que chaque comité doit respecter
Onglet 5 : Gestion des risques
• copie de la police d’assurance responsabilité des administrateurs• copie de la police d’assurance responsabilité civile de l’organisation
• copie de la feuille concernant la confidentialité et les conflits d’intérêts que chaque administrateur devrait avoir signée en acceptant d’être administrateur
• tableau des rapports devant être présentés aux diverses instances (dont le gouvernement) et les dates prévues des dépôts de rapports et dates du dépôt effectif des rapports
Onglet 6 : Programmes et budget courants
• synthèse des objectifs, programmes et activités de l’année avec le budgetOnglet 7 : Rapports annuels
• copie du dernier rapport annuel• copie du bilan de la dernière année
Onglet 8 : Calendrier et procès-verbaux
• calendrier des réunions de l’année• les procès-verbaux de l’année en cours
Onglet 9 : Divers
• toute autre information particulière à votre association et que vos administrateurs doivent avoir sous la main régulièrementLe manuel de l’administrateur devrait être sous forme de cahier à anneaux, ou électronique dans lequel il est facile d’ajouter ou de changer le contenu. Puisque les politiques de l’organisation, qui constituent en fait le cœur du manuel, sont en constante évolution, la forme physique que prend le manuel doit déjà suggérer cette persévérance dans la recherche de la perfection, plutôt que d’adopter une forme de reliure permanente, plus statique.
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