Le huis clos
Consultante en gouvernance accréditée, Gouvernance stratégique®
Dans les toutes dernières chroniques, nous avons traité de l’Identification des noms dans un procès-verbal, et Qui rédige les procès-verbaux et la confidentialité les concernant. Nous abordons dans cette chronique, le fameux « huis clos ».
Le huis clos
Le huis clos est une technique permettant à un Conseil d’administration ou une assemblée des membres de délibérer uniquement entre les personnes ayant le droit d’assister à une telle réunion. La déclaration d’un huis clos nécessite une résolution et un vote majoritaire de 50 % plus 1 des membres présents. Une fois déclaré, le huis clos oblige tout invité ou observateur à quitter la salle de la réunion. Notons que si le président et/ou le secrétaire (corporatif – celui qui doit s’assurer de la conformité des procès-verbaux), ne sont pas membres ou administrateurs et donc, qui n’auraient pas droit d’assister à un huis clos, peuvent quand même y participer à cause de leur fonction, à moins de résolution contraire par les personnes ayant droit de participer au huis clos. C’est effectivement une rencontre « secrète » qui va alors se tenir.
Le procès-verbal de cette portion a « huis clos » de la réunion devient également un procès-verbal « secret » que seules les personnes présentes, ou ayant droit d’y participer, peuvent consulter. Le président (ou le secrétaire corporatif) s’il était présent au huis clos, a la responsabilité de conserver cette portion du procès-verbal et à le transmettre à son successeur. Un coffre à la banque au nom de l’organisation peut servir à conserver de tels documents. Un Conseil d’administration ultérieur peut cependant mettre fin au huis clos et remettre ainsi le procès-verbal du huis clos dans le livre des procès-verbaux de l’organisation. L’adoption d’un procès-verbal d’un huis clos exige également un huis clos. Par ailleurs, dans le procès-verbal régulier, il doit être fait mention qu’il y a eu un huis clos et que, durant le huis clos, les résolutions X et/ou Y (en dévoilant ou non le libellé) ont été adoptées.
Les réunions du Conseil d’administration, le directeur général et le huis clos
Une séance du Conseil d’administration à huis clos (en anglais in camera session) se retrouve généralement dans les institutions « publiques », tels les milieux des centres hospitaliers et les organismes publics. Ces derniers ont la possibilité d’avoir des observateurs, journalistes, personnes de la population, etc., puisque les séances sont publiques. Le huis clos est alors utilisé afin de permettre aux administrateurs de discuter sans aucune contrainte et en toute liberté.
Toutefois, les corporations sans but lucratif sont généralement de nature « privée ». En référence à la 15e Pratique du système Gouvernance Stratégique®1, il est spécifié que le président du Conseil d’administration est une émanation du Conseil qui l’a élu et que le directeur général relève également du Conseil qui l’a choisi pour devenir son principal gestionnaire et son mandataire dans l’accomplissement des tâches essentielles à la réalisation de la mission de l’organisation. L’un et l’autre ont le devoir de travailler ensemble. Comme ils ont un rôle essentiel à jouer, rôle qu’ils ne peuvent jouer sans la complicité et le partenariat de l’autre, la dynamique entre les deux fait en sorte que l’un et l’autre participent à réalisation de la mission et à l’élaboration de la vision de l’organisation. Et qui plus est, le directeur général se doit de soutenir son Conseil d’administration et de le tenir informé constamment des enjeux du secteur ou de la profession.
Conséquemment, il doit exister un esprit d’équipe et de partenariat entre le président et le directeur général et ils se doivent d’être solidaires dans les décisions du Conseil. La solidarité est une valeur qui amène les personnes à s’accorder une aide mutuelle et à se supporter les unes les autres. Étant donné que la solidarité s’obtient par le développement d’un sentiment de responsabilité personnelle et globale d’une part, et par une coopération active avec les autres d’autre part, le tout conduisant à un esprit d’équipe, nous verrions mal un Conseil d’administration se réunir sans son directeur général.
Conclusion
Mis à part le dépôt du rapport concernant l’évaluation du rendement du directeur général (ou de l’appréciation de sa contribution), ou lorsque le Conseil délibère sur la négociation de ses conditions de travail, ou encore lorsque le Conseil estime opportun pour éviter un préjudice à une personne, un huis clos peut s’avérer nécessaire. Toutefois, un Conseil d’administration proactif annoncera à l’avance les parties concernées du moment du huis clos. De plus, comme toute bonne pratique de gouvernance, il devrait y avoir une politique concernant les réunions statutaires du Conseil, dans laquelle le mois du dépôt du rapport concernant l’évaluation du rendement du directeur général est prévu, fait partie d’un point de l’ordre du jour.
1 La Gouvernance et le Conseil d'administration. Éditions D.P.R.M., p. 150 (2015)
