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CHRONIQUES ET RESSOURCES





Communiquer avec ses parties prenantes lors d'une réflexion stratégique : prendre le pouls des membres et des partenaires

Par Martine Chanier d’Agora Ressources d’affaires et Christian Nadeau de Stratévision - Membres du Réseau des conseillers en management du Québec (RCMQ)

Contexte des OSBL

 

La plupart des regroupements associatifs se caractérisent par la présence d’entités régionales, de clubs répartis sur tout le territoire du Québec et par un nombre important de membres qui sont en lien avec une fédération. La répartition géographique des interlocuteurs et leur nombre sont deux composantes dont les directions des regroupements associatifs doivent tenir compte lors d’une réflexion stratégique.

 

La démarche et son positionnement

 

Globalement, ce qui se passe à un niveau ou à un autre a un effet sur l’ensemble d’un regroupement associatif. Pour en prendre toute la mesure dans une réflexion stratégique, il faut tenir compte du point de vue des acteurs pour appréhender leur réalité propre. Cette démarche que l’on qualifie d’inductive part ainsi du particulier vers le général en se basant sur la réalité du terrain.

 

En amont de la réflexion stratégique, il est important pour la direction d’obtenir le pouls de ses membres en saisissant leur compréhension de la situation, leurs préoccupations, leurs attentes et leur évaluation des services qu’ils reçoivent.

 

Outils de consultation

 

Plusieurs outils de consultation peuvent être utilisés pour prendre le pouls des parties prenantes. Nous vous en présentons quelques-uns qui ont été éprouvés.

 
  • L’enquête appréciative* est une des façons de réfléchir de façon participative par des entretiens avec tous les membres autour de propositions constructives qui sont portées par une équipe interne. La démarche comprend quatre étapes : la découverte, le rêve (situation idéale), le design (situation visée) et la destinée (plan d’action). Cette méthode présente l’avantage d’être mobilisatrice pour les participants.
 
  • L’entretien par groupe de discussion permet aussi de rejoindre chaque personne au sein d’un groupe. La compilation des données recueillies sera prise en compte lors de la réflexion. L’animation par un conseiller externe apportera de la neutralité à l’exercice et facilitera le partage des divers points de vue.
 
  • La consultation par sous-groupe
En partant du postulat des quotas que chaque personne représente au moins dix autres qui pensent comme elle, la direction peut choisir la structure de consultation par sous-groupe:
 

1. Consulter un groupe représentatif de sa population cliente.

 

2. Créer un comité de travail restreint sur la réflexion stratégique pour la planification stratégique. La taille du sous-groupe permettra de réduire les informations à gérer.

 

Une grille de critère de sélection permettra d’identifier les personnes qui composeront le groupe représentatif de l’ensemble des personnes sous l’égide de l’organisme. Pour cela, il est recommandé d’établir des critères géographiques et sociaux démographiques du groupe. Cela pourrait être un sous-groupe de 50 personnes. Ce groupe de référence sera consulté par différents canaux de communication si souhaités (sondage en ligne, visioconférence, atelier, ligne téléphonique dédiée). À noter que l’échantillonnage pourrait aussi être réalisé par sous-population homogène.

 

Le comité de travail sur la réflexion stratégique sera composé de membres du conseil d’administration, de personnes responsables dans la structure (professionnels, entités régionales, président de clubs, etc.). Un groupe de 12 personnes est suffisant.

 

À noter que le défi de l’arrimage des agendas peut étaler la démarche sur plusieurs semaines ou plusieurs mois. De plus, le renouvellement fréquent des bénévoles responsables suscite la perte de l’expérience en interne.

 

• Sondage en ligne

 

Pour le sondage en ligne, celui-ci pourra s’organiser par exemple via Survey Monkey qui présente l’avantage de pouvoir exporter les données en formats PDF, Excel ou autres formats compatibles avec des logiciels de traitements statistiques.

 

La clé du sondage repose sur 4 piliers : le questionnaire, la cueillette d’information, l’analyse des données et la rétroaction.

 

1. Le questionnaire se composera de questions fermées auxquelles on répondra par oui ou non (ou sur une échelle de valeurs) et de questions ouvertes auxquelles les répondants pourront exprimer leur pensée. Un conseiller externe pourra vous aider à bâtir un questionnaire simple et efficace, car il existe des techniques pour bâtir des questionnaires qui donnent des résultats fiables.

 

2. La cueillette d’information doit être suffisante pour que les données recueillies soient significatives. Si vous n’obtenez pas 30 % de réponses, il est possible que le sondage ne soit pas représentatif. N’hésitez pas à relancer ou à stimuler la participation au sondage. L’objectif est d’avoir suffisamment de réponses. Il faut veiller à ce que l’enchaînement des questions ne teinte pas les réponses, bien différencier les intentions et les actions des répondants et décoder les indices de désirabilité sociale des répondants qui pourrait biaiser les résultats.

 

3. L’analyse du sondage peut se faire avec une méthode mixte (quantitative et qualitative à la fois) si vous optez pour des questions fermées et ouvertes. L’analyse des données devra prendre en compte quelques éléments d’analyse statistique, tels que la variabilité des réponses et leur représentativité.

 

4. La Rétroaction ou retour d’information avec le groupe de référence et les membres. La rétroaction est une façon de boucler la boucle de communication avec les répondants, et leur rendre compte des résultats du sondage. C’est important pour les participants de savoir que leur avis a été pris en compte. Ils apprécient aussi d’avoir une vue globale des répondants pour mieux se situer par rapport au groupe. Une présentation PowerPoint avec des schémas et les points essentiels pourra soutenir une visioconférence avec les membres. Un webinaire pourrait aussi circuler pour permettre à chaque participant d’avoir accès aux informations.

 

Les défis de la direction d’un regroupement associatif sont l’écoute, le partage et la mobilisation des parties prenantes. La communication est un volet important à maîtriser en vue de s’assurer de la réussite de la réflexion stratégique et de sa mise en œuvre. Les différents outils de consultations présentés dans cet article constituent à cet effet des éléments clés de communication stratégique.

 

*Cooperrider, D. L., Whitney, D., Stavros, J. M. (2008). Appreciative Inquiry Handbook (2nd ed.). Brunswick, OH: Crown Custom Publishing, Inc

 
Publication mai 2016