Identification des noms dans un procès-verbal
Par Monique Dansereau, CAÉ, Présidente, Société de conseil OSBL+ Inc.
Est-il nécessaire que le procès-verbal mentionne le nom de la personne qui propose, ainsi que le nom de la personne qui appuie une résolution? Il est nécessaire, selon le Code Morin ou selon tout autre code de procédure, d’avoir une proposition dûment faite et appuyée pour permettre la discussion sur un sujet donné. Filion, dans son Code de procédure des assemblées, est plus souple et trouve acceptable, lors de réunions d’un Conseil d’administration, de pouvoir tenir une délibération sans proposition (article 23). Cette délibération peut ou non se terminer par la présentation d’une résolution dûment faite et appuyée. Cette approche est plus conforme aux habitudes dans les organisations sans but lucratif.
La coutume voudrait que les noms de la personne qui propose et de celle qui appuie soient nommément inscrits au procès-verbal. À notre avis, cette coutume n’apporte rien de concret à l’historique des procès-verbaux et peut même être nuisible. Le seul avantage à faire paraître les noms des personnes qui proposent est la fierté qu’une personne peut obtenir en voyant son nom apparaître dans un écrit officiel de l’organisation. Cette personne peut même utiliser le procès-verbal pour « prouver » son implication dans tel ou tel sujet. Cette attitude n’est pas acceptable, étant donné que les procès-verbaux ne sont destinés qu’à ceux qui ont droit de les recevoir, c’est-à-dire les personnes ayant ou pouvant assister à la réunion. Notons qu’il est possible de voter une résolution à l’effet de rendre disponible un procès-verbal ou un extrait de celui-ci à une personne en particulier (Martel, pp7-9, 7-10), ou encore de rendre disponible un procès-verbal sur ordre d’un tribunal. Mais est-ce que cela améliore la situation ou est-ce que la résolution en est rendue meilleure par l’ajout, dans le procès-verbal, des noms des personnes qui proposent et qui appuient? Il y a lieu de croire que non. Et il y a même des risques «personnels» liés à cette mention.
D’une part, il faut se rappeler que les procès-verbaux sont des actes à portée juridique. « Les livres et registres de la corporation font prima facie (« à première vue ») preuve de leur contenu dans toute action, poursuite ou procédure, soit contre la corporation ou contre un membre. Des livres et registres bien tenus éviteront à la corporation d’onéreuses preuves par témoins. »¨(Martel, p 7-7, juin 2004). En ce sens, il peut devenir embarrassant pour un administrateur de voir son nom apparaître comme la personne qui propose, et même comme celle qui appuie, une proposition litigieuse.
D’autre part, lorsqu’il est nécessaire d’émettre des extraits certifiés d’un procès-verbal, il peut être délicat que les noms des personnes ayant fait et appuyé une proposition soient indiqués. Lors d’extraits certifiés, on ne peut enlever ce qui est inscrit. Vaut mieux que les noms ne soient pas là. Si le nom de la personne qui propose et de celle qui appuie ne sont pas indiqués, comment savoir si telle proposition a bel et bien été faite dans les formes? Le libellé même de la décision (sur proposition dûment faite et appuyée….) est une preuve suffisante (prima facie, comme dirait Martel). Cette preuve suffisante est supportée par le fait que le procès-verbal, pour devenir officiel, aura été adopté comme « conforme » lors d’une réunion subséquente. L’argument de l’authenticité n’en est plus un.
Pour terminer, soulignons finalement que lorsqu’une proposition dûment faite et appuyée est acceptée par le président d’assemblée, cette proposition n’appartient plus au « proposeur » mais bien à l’assemblée en délibération. Seule une autre résolution de retrait de proposition peut faire disparaître une résolution de la discussion. Le retrait d’une proposition par la personne qui propose n’est possible que tant que la proposition n’est pas mise en délibération par le président. Par la suite, cette volonté n’est pas suffisante, si l’on veut respecter les normes de procédures d’assemblée. Voici un exemple de formule appropriée : « Sur proposition dûment faite et appuyée (la proposition) est adoptée (ou rejetée selon le cas) à l’unanimité ou à majorité ».
Dans une prochaine chronique, nous traiterons de la confidentialité des procès-verbaux et du huis clos.
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