Les caractéristiques de l'information à transmettre au Conseil d'administration
Quelles sont les caractéristiques de l'information à transmettre aux administrateurs?
Il faut toujours avoir en tête que les administrateurs sont des bénévoles qui occupent un emploi ailleurs, dont le temps est compté, et dont la priorité restera toujours leur emploi. Il faut donc qu'ils puissent jouer adéquatement leur rôle d'administrateurs en tenant compte de cette réalité. Comme ils auront moins de temps, ils apprécieront grandement pouvoir compter sur une direction générale qui leur facilitera le travail. C'est pourquoi il est important que l'information transmise respecte certaines caractéristiques.
L'information doit être concise (2 pages au maximum). Il n'est pas réaliste d'envoyer un document de 10 pages pour chacun des postes à l'ordre du jour et de penser que les administrateurs auront le temps de les lire et des comprendre tous. Une synthèse, comprenant l'objet, les arguments en faveur, les arguments contre, les alternatives, la recommandation et les raisons de cette recommandation, peut aisément tenir dans un maximum de 2 pages. Sinon, il y aura problème de compréhension du document lui-même, et possiblement un problème au moment du vote lors de la réunion du Conseil d'administration.
L'information doit être significative. Le document complet peut prendre toutes sortes de considérations, mais la synthèse, elle, ne doit comprendre que l'essentiel de l'information et être manifestement reliée au travail du Conseil d'administration.
L'information doit, évidemment, être en lien avec un point à l'ordre du jour et reliée au travail explicite du Conseil d'administration. Si on peut répondre affirmativement à la question « Est-ce que la décision qu'on nous demande de prendre peut être prise à un autre niveau que le Conseil », c'est que le sujet n'est probablement pas pertinent pour discussion au Conseil d'administration. Donc, vouloir la traiter au Conseil, c'est faire perdre leur temps aux administrateurs.
L'information doit être la meilleure information disponible et la plus récente sur le sujet. Il ne suffit pas de prendre n'importe quelle information et de l'inclure dans l'envoi aux administrateurs: une sélection est nécessaire, faite en fonction des points à l'ordre du jour ou encore pour les besoins du Conseil en regard de son travail, et surtout concernant la mission, la vision, les valeurs et la clientèle de l'organisation.
L'information doit contenir un minimum de « contextualisation », c'est-à-dire la raison pour laquelle le sujet est pertinent aux délibérations du Conseil d'administration.
Enfin, est-ce qu'une représentation graphique ne serait pas meilleure qu'un texte? Ou est-ce qu'une représentation visuelle ne supporterait pas mieux le texte minimum à fournir?
Cet article est complémentaire à celui, déjà paru sous le titre de « Un bon système d'information du Conseil d'administration ».
Bonne lecture.
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