La taille idéale d'un conseil d'administration
Par Monique Dansereau, CAÉ, Présidente, Société de conseil OSBL+ Inc.
Au cours des derniers mois, l'équipe d'OSBL+ a accompagné plusieurs organismes dans la restructuration de leur conseil d’administration, et ce, dans le but d’en réduire la taille. Certains en comptaient plus de 20 et la plupart étaient soutenus par un comité exécutif. Après avoir analysé l’efficacité et la performance de leur Conseil, ils en sont arrivés à diminuer considérablement le nombre d’administrateurs. Mais en fait, quelle devrait être la taille idéale pour un Conseil d’administration? Et est-ce important que ce nombre soit un chiffre impair?
La question d’un chiffre pair et l’égalité des votes
Réglons d’abord la question du chiffre impair. Il n’y a aucune obligation à ce que le nombre d’administrateurs d’un organisme sans but lucratif soit composé d’un nombre impair d’individus. Ce mythe vient surtout du fait qu’il est dit important d’avoir un nombre impair pour éviter les impasses lors d’un vote. Or donc, même avec un chiffre impair, qu’arrive-t-il s’il y a une personne absente? Ou encore si une personne s’abstient de voter? Ces seules situations nous permettent de nous rendre compte que la question du nombre impair n’est pas une solution en soi.
Quel moyen permet de faire face à une égalité des votes? Le vote prépondérant n’est pas admis au Conseil d’administration selon les différentes lois existantes au Québec. Par ailleurs, il est accordé au président de l’assemblée générale des membres en tant que président d’assemblée, pour les organisations provinciales. Par ailleurs, si vous êtes une organisation à charte fédérale, pour que le vote prépondérant soit permis, il doit être autorisé dans le règlement administratif.
Cependant, vous pouvez prévoir dans vos règlements un mécanisme voulant qu’en cas d’égalité, le statu quo prévale, c.-à-d. qu’il n’y ait aucun changement découlant d’une telle résolution. En effet, si le Conseil est à ce point divisé à parts égales sur une question, c’est que la réflexion n’a pas été suffisamment approfondie, que les éléments n’ont pas tous été analysés. Dans ce cas, il serait peut-être préférable de ne pas changer la situation immédiatement et de poursuivre vos réflexions et vos échanges d’informations supplémentaires.
La taille idéale d’un Conseil d’administration
Voyons maintenant la question du nombre. Selon nous, le nombre idéal est celui qui permet au Conseil de former une véritable équipe. En fait, si nous faisons la comparaison avec le sport, il y a très peu d’équipes qui comptent plus de onze joueurs. Il y a beaucoup plus de sports comportant cinq ou six joueurs par équipe qu’il n’y en a comptant plus de dix joueurs. Il y a donc généralement, peu de sports qui ont plus de onze joueurs. Pourquoi? Parce qu’il y a nécessité immédiate de pouvoir « former une réelle équipe », c.-à-d. développer une synergie suffisante pour que tous œuvrent vers le même but : « gagner ». Plus on augmente ce nombre, plus il y a de difficultés à obtenir cette coordination essentielle à l’atteinte de l’objectif. La notion d’équipe est essentielle à la performance. Il en est de même avec un Conseil d’administration : plus le nombre d’administrateurs sera élevé, plus il sera difficile, ne serait-ce que de coordonner les horaires de chacun pour tenir des réunions sans absence, plus il sera difficile de concilier les points de vue différents et plus les délibérations seront longues et il deviendra impossible de créer cette chimie qui tisse les liens d’esprit et de corps.
Autre élément important à considérer est le sentiment d’appartenance des administrateurs qui sera difficile à ressentir sans oublier tout l’aspect de la confidentialité des réunions du Conseil. D’ailleurs, plus il y aura d’administrateurs, plus il y aura une forte tentation d’avoir un comité exécutif pour, généralement, préparer les dossiers à présenter aux administrateurs afin de rendre plus efficace les réunions du Conseil. Aussi, votre risque d’observer un certain désintéressement de quelques administrateurs, un taux d’absentéisme élevé, voir même une difficulté à obtenir le quorum et même le maintenir s’en trouve augmenté.
Conclusion
Dans le système de gouvernance avec lequel nous travaillons depuis plus de 20 ans, plusieurs organisations ont vu la nécessité de revoir le nombre d’administrateurs à la baisse tout en prenant conscience que l’implication de tous les administrateurs et le principe de solidarité pour former l’esprit d’équipe sont des règles de base fondamentales pour un Conseil d’administration performant. Ainsi, devant le succès d’une telle transition, nous continuons de recommander que le nombre idéal pour former un Conseil d’administration performant devrait se situer entre trois 3 (3 étant le minimum requis par la Loi) et onze 11 administrateurs.
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