Comment éviter de perdre le contrôle du conseil d'administration
Par Monique Dansereau, CAÉ, Présidente, Société de conseil OSBL+ Inc.
Plusieurs membres de conseil d'administration nous demandent comment éviter, tout en étant démocratique, qu’un groupe de membres prennent le contrôle du Conseil d’administration de leur association. Cette question nous ramène immédiatement au processus d’élection.
Processus d’élection
Si une organisation a un processus de sélection réduit au minimum, le danger d’une prise de contrôle hostile est très présent. Mais qu’est-ce qu’un processus d’élection réduit au minimum? C’est un processus d’élection où les membres, en assemblée générale, peuvent présenter directement des candidats sur simple résolution « from the floor », à partir directement des personnes présentes. Dans un tel processus, généralement tous les administrateurs voient leur mandat se terminer en même temps, c’est-à-dire lors de l’assemblée générale. Ils peuvent donc tous être remplacés par les membres présents. De cette façon, il n’y a aucun processus préalable de sélection des candidats. Cette formule peut paraître la plus démocratique, mais c’est une fausse démocratie. En effet, une assemblée générale peut facilement être contrôlable par quelques individus. Or, ces individus peuvent, à un moment donné, vouloir bénéficier de leur association au détriment de l’ensemble des membres. À notre avis, cette procédure est nuisible au développement harmonieux de l’association. Que faut-il faire alors?
Ce que nous recommandons consiste à développer un mécanisme de mise en candidature et d’élection qui, tout en étant entièrement démocratique, permet d’éviter une prise de contrôle hostile par quelques membres.
1re étape : La première étape consiste à prévoir dans les règlements que les postes d’administrateurs ne viennent pas à échéance tous en même temps. C’est ce qu’on appelle un mécanisme de rotation. Par exemple, une année, 3 sur 7 administrateurs voient leur mandat se terminer et l’année suivante, les 4 autres.
2e étape : La deuxième étape est de prévoir la mise sur pied d’un comité de mise en candidature dont le mandat principal sera de superviser un processus de mise en candidature et, le cas échéant, le processus d’élection.
3e étape : La troisième étape voit à la mise en place d’un processus de mise en candidature qui devrait ressembler à ce qui suit : le comité de mise en candidature est constamment à l’affût de candidats potentiels intéressants et intéressés par l’administration de l’organisation. Il procède alors à des entrevues de sélection et met en banque les candidatures les plus intéressantes. Lorsque le temps est arrivé de procéder à la mise en candidature en vue de la prochaine assemblée générale, le comité possède donc des candidats potentiels. Comme les mandats des administrateurs peuvent être renouvelables (si désiré, indiquer dans les règlements le nombre de fois qu’un mandat peut être renouvelé – si non indiqué, le candidat peut être administrateur ad vitam aeternam), le comité a donc comme mandat secondaire de faire l’évaluation de l’apport des administrateurs en place tout en assurant une complémentarité des compétences nécessaires au bon fonctionnement du Conseil. Le Conseil ayant également défini les attentes envers les futurs administrateurs, le comité de mise en candidature pourra proposer par la suite de nouvelles candidatures pour pourvoir les postes de ceux qui viennent à échéance en vérifiant d’abord si les administrateurs actuels veulent renouveler leur mandat. Un certain nombre de jours avant l’assemblée générale (ex.: 60 jours), le comité de mise en candidature soumet au Conseil d’administration une liste de candidats correspondant au nombre de postes allant en élection à la prochaine assemblée générale. Le Conseil analyse cette recommandation et, généralement, l’accepte. Le comité peut alors transmettre aux membres cette liste (ex. 30 jours) avant l’assemblée générale, en mentionnant que le comité recevra toute nouvelle candidature relativement à chacun des postes jusqu’à (ex.: 10 jours) avant ladite assemblée. Chaque candidature peut être appuyée de 3 ou 5 membres en règle, incluant son acceptation écrite et un curriculum vitae complet du candidat, ou à tout le moins d’une lettre d’intention.
Si les membres proposent d’autres candidats, ce qui est entièrement démocratique, le comité de mise en candidature devient un comité d’élection lors de l’assemblée générale pour superviser le vote secret des membres en règle présents. Le comité aura alors prévu d’avance des bulletins de vote. Évidemment, le candidat ayant reçu le plus grand nombre de votes sera élu.
ConclusionVoilà un processus de mise en candidature et électoral qui à la fois est très démocratique, permettant à tout membre en règle de se porter candidat à un poste d’administrateur, et à la fois permet d’éviter une prise de contrôle hostile d’un groupe particulier de membres. Il est cependant important de se rappeler que le Conseil d’administration a tout intérêt à définir les attentes envers les futurs candidats afin de bien les préparer à servir et de valider avec eux ce qu’ils sont prêts à contribuer à l’avancement de l’organisation.
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En ligne novembre 2015
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