L'accès aux documents de l'association - Partie 1
Au cours de nos rencontres avec les clients, la question de l’accès aux documents de l’Association revient régulièrement. Nous tenterons brièvement de répondre à cette question, pourtant banale pour certain, mais qui peut être importante à éclaircir afin d’éliminer la confusion.
Il faut d’abord faire une distinction entre les divers registres et les livres légaux d’un organisme sans but lucratif. Il y a, à la base, deux types de documents dans une organisation : il y a les livres ayant trait à la constitution et à la structure de l’organisation et les livres concernant les opérations de l’organisation. Les deux sont traités différemment.
1. Les livres touchant la constitution
D’abord, de façon générale, les livres touchant la constitution, à savoir les lettres patentes (ou charte ou lettre de constitution) et les lettres patentes supplémentaires, s’il y a lieu, sont accessibles en tout temps aux heures normales de bureau, aux membres et aux créanciers de l’organisation et à leurs représentants. Il en va de même pour le registre des hypothèques, s’il y a lieu. Ces registres sont dits «publics». Il n’y a cependant pas obligation pour l’organisation de faire gratuitement des copies de ces documents. Les personnes autorisées à les consulter peuvent en obtenir copie moyennant des frais fixés par l’organisation.
2. Les livres touchant les opérations
Il en va tout autrement pour les livres touchant les opérations, à savoir : les livres de comptabilité et les procès-verbaux des assemblées des administrateurs. Ceux-ci ne sont pas «publics» et seuls les administrateurs y ont accès. Personne d’autre ne peut exiger de voir un de ces registres. Martel (La Corporation sans but lucratif au Québec, p 7-5) souligne d’ailleurs que même les membres ne peuvent exiger de voir les procès-verbaux d’une assemblée des membres, anomalie qui existe toujours pour les organismes sans but lucratif. Cependant, nous serions tentés de suggérer à un directeur général de fournir le procès-verbal d’une assemblée des membres à un membre qui le demanderait, même s’il n’y est pas obligé par la loi. Nous pouvons donc affirmer que très peu de personnes ont accès aux livres légaux d’un organisme sans but lucratif.
Quant aux procès-verbaux des réunions de comités, le terme «compte-rendu» serait plus approprié, de façon générale, seules les personnes ayant droit d’assister à une réunion peuvent exiger de voir le compte-rendu de cette réunion, sauf les administrateurs qui, de toute façon, sont à l’origine de la création de la majorité des comités existants et que le Conseil devrait avoir ses politiques de gouvernance au regard de l’ensemble des comités, soit ses comités dits de gouvernance ou les comités dits opérationnels.
En ce qui concerne à la liste des membres, seul un membre peut la consulter, mais il ne peut pas en obtenir de copie.
Par ailleurs, une autre personne a accès à tous les livres de l’organisation, c’est l’auditeur indépendant (anciennement nommé le vérificateur externe lequel est nommé par les membres lors de l’assemblée annuelle des membres. En effet, cette personne bénéficie d’un statut spécial pour pouvoir faire adéquatement son travail. Ce pouvoir de consulter les registres internes vient compenser l’incapacité des membres de le faire puisque l’auditeur indépendant est nommé par les membres pour assurer ces vérifications.
Toutefois, advenant le cas où le Registraire des entreprises serait amené à nommer un inspecteur pour examiner les affaires de l’organisation, l’organisation serait tenue de fournir à cet inspecteur tous les livres et registres qu’il requerrait.
Dans la prochaine chronique, toujours sous le thème des documents, nous aborderons les sujets suivant : l’administrateur difficile qui n’est pas satisfait ni de la décision ni de la documentation qui lui ont été présentées et la liste de chèques à déposer aux réunions du Conseil d’administration… à suivre!
Publication septembre 2015
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Pour en savoir davantage, nous vous invitons à communiquer avec nous ou vous référez au Guide no 4 : Les Guides pratiques pour une Gouvernance Stratégique® Le procès-verbal (et l’ordre du jour) de Roméo Malenfant, Ph.D., Éditions D.P.R.M. disponible à la Boutique en ligne du CQSA.
