Les frais de représentation
Par Monique Gagné, CAÉ, Présidente, consultante en gouvernance
Accréditée en gouvernance stratégique®, Société de conseil OSBL PLUS INC.
Le problème qui se pose est à peu près le suivant. Un président élu a tendance à faire beaucoup de représentation (qu'il définit au sens très large) pour son organisation. Le directeur général se rend bien compte qu'il y a nettement exagération, mais comment contenir un tel président sans mettre en péril une relation toujours fragile, qui peut aller jusqu'au renvoi dudit directeur général? En d'autres mots, comment gérer les frais de représentation de son organisation?
Disons tout d'abord que le Conseil d'administration devrait avoir une politique(1) claire en matière de représentation de son président et de son directeur général. Cette politique devrait être suffisamment précise pour éviter les abus et comporter des exemples démonstratifs sur l'interprétation raisonnable qu'on doit faire du terme « représentation ». Il devrait y être précisé que toute représentation de la part du président du Conseil doit se situer dans un contexte de faire-valoir les prises de position de l'organisme lors de rencontres officielles prévues. Par ailleurs, cette politique devrait statuer sur la présence à diverses manifestations comme les tournois de golf ou les événements mondains où, dans les faits, la représentation n'est qu'une figuration. Elle devrait aussi spécifier qui approuve la dépense du président, possiblement le directeur général et le trésorier. Quand la dépense concerne le directeur, elle doit être approuvée par le trésorier et un autre administrateur. Une telle politique du Conseil devrait faire l'objet tout particulier de vérification régulière par le comité de vérification pour éviter les abus d'interprétation.
De plus, un autre moyen de contrôler ce type d'action est par le budget. Il est essentiel que les organisations aient une ligne budgétaire précise concernant d'une part les dépenses de représentation du président du Conseil et d'autre part, celles du directeur général. Ainsi, dans les états financiers réguliers présentés aux administrateurs, il sera facile de vérifier l'évolution adéquate de ces éléments en regard du budget et de déceler les exagérations.
Évidemment, la bonne foi préside toujours dans une telle situation. Si une personne élue agit pour des motifs autres que le bien immédiat et à moyen terme de l'Organisation X, ou si la personne élue fait primer les intérêts de l'Organisme Y qui l'a désigné au Conseil d'administration de l'Organisation X, là encore, il faudra que le Conseil d'administration soit attentif et encadre de façon plus serrée son président du Conseil et/ou son directeur général.
Dans une telle politique, habituellement, le directeur général devrait être la personne désignée par le Conseil d'administration pour faire de la figuration ou assister à des évènements mondains, si le directeur général pense qu'il peut y avoir intérêt pour l'Organisme X d'y être. Le rôle du président du Conseil en terme de représentation devrait être limité à des circonstances comme les rencontres organisées avec des ministres ou de hautes personnalités et lors de conférences ou rencontres de presse. Une telle approche a l'avantage de préciser clairement les rôles et de limiter les abus et les conflits d'intérêts.
(1)Nous pouvons définir les politiques de gouvernance comme des directives servant de guide aux décisions et qui déterminent les frontières de l'action où le dirigeant se trouver engagé.
Publication mai 2015
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