Relations entre comités et permanents
Par Monique Gagné, CAÉ, Présidente, consultante en gouvernance
Accréditée en gouvernance stratégique®, Société de conseil OSBL PLUS INC.
Voici quelques-unes des pratiques qui visent donc à dissiper les malentendus.
a) L’Association crée des comités pour mener à bien des mandats spécifiques.
b) L’Association engage des permanents pour exécuter les décisions et préalablement, pour faire des recherches et monter des dossiers.
c) Ces permanents sont donc souvent affectés comme secrétaires de comités et, à ce titre, ils ont à préparer la documentation, rédiger des procès-verbaux, des comptes rendus et des rapports et conserver les dossiers selon les directives reçues des comités.
d) Ces mêmes permanents ont cependant à répondre de l’emploi de leur temps et de leurs activités au directeur général de l’Association.
e) Toute bonne gestion ne prévoit qu’une ligne d’autorité pour la bonne marche d’un organisme.
f) La situation de tout OSBL fait qu’il y a risque constant qu’une personne ait à répondre à deux (2) entités distinctes.
g) Pour éviter ce genre de situation, il est généralement accepté :
en ce qui concerne les relations hiérarchiques, tout permanent (autre que le directeur général) relève du DG ou de son supérieur hiérarchique;
en ce qui concerne les relations fonctionnelles, tout permanent relève du comité.
h) Le permanent peut cependant en référer, en cas d’imprécision de son rôle au DG ou son supérieur immédiat qui devra en référer au DG.
i) Le directeur général devrait généralement être en mesure de régler toute situation ambiguë.
j) En cas d’impossibilité d’entente, le directeur général peut en référer au Conseil d’administration s’il s’agit d’un comité du Conseil.
k) Le président d’un comité ne doit pas oublier que le permanent affecté à son comité n’a pas comme seule tâche de mener à bien le mandat de ce comité (ceci est le rôle du président du comité). Il est souvent impliqué dans plus d’un comité et sa description de tâches comprend la rencontre d’autres objectifs liés à l’organisation. Le président du comité doit donc tenir compte de cet impératif dans ses relations fonctionnelles avec le secrétaire du comité.
l) Le permanent, d’autre part, se doit de suggérer des avenues plus prometteuses dans l’évolution d’un dossier ou d’un mandat et en expliquer les raisons.
m) Cependant, il ne peut en aucun cas imposer son opinion ni ses vues. C’est au comité de disposer comme bon lui semble des suggestions d’un permanent.
n) En effet, il est clair que tout le comité est pleinement responsable de son mandat devant le Conseil, s’il s’agit d’un comité émanent de lui, ou devant le DG dans les autres cas, et non pas le permanent.
o) Nous croyons que la compréhension du rôle de chacun des intervenants dans l’exécution d’un mandat est primordiale à la conduite à bonne fin de ce mandat.
Ces principes devraient être distribués chaque année aux présidents de comités et aux permanents affectés à ces comités et faire l’objet d’un article à l’ordre du jour de la première réunion de l’année du comité.
L’expérience nous démontre que ces principes satisfont grandement les bénévoles parce qu’ils savent à quoi s’attendre du permanent qui leur est affecté tout en situant bien, sur le plan hiérarchique, le permanent face à son patron.
Pour en savoir davantage, vous pouvez vous référer au livre La Gouvernance et le Conseil d’administration et du Guide no 8 : Comités et réunions, de Roméo Malenfant, Ph.D. Éditions D.P.R.M. Pour commander ces livres, visitez la Boutique en ligne
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Publication mars 2014
