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CHRONIQUES ET RESSOURCES





La Loi canadienne anti-pourriel entre en vigueur !

Nous publions sur ce site des chroniques vulgarisées qui visent à répondre aux préoccupations juridiques fréquentes des organismes sans but lucratif. Toutefois, l’information contenue dans ces chroniques est de nature générale et ne constitue d’aucune façon une opinion ou un conseil juridique. Pour répondre à vos questions spécifiques, nous vous recommandons de rejoindre nos avocats au (514) 252-3137, qui vous proposeront les solutions les mieux adaptées à votre situation précise et à vos besoins.

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Elle faisait jaser depuis un bon moment déjà, mais voilà que la date fatidique est tombée : la fameuse Loi canadienne anti-pourriel, qui vise notamment à règlementer l’envoi de messages électroniques commerciaux, entrera en vigueur le 1er juillet prochain. Votre organisme sans but lucratif sera-t-il prêt ?

La Loi, en bref

La Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) interdit principalement l’envoi de messages électroniques commerciaux, sauf si 1) le destinataire y a consenti, de façon expresse ou tacite, et 2) que le message contient certaines informations obligatoires.

Un message électronique commercial (MEC) est un message envoyé par tout moyen de télécommunication qui encourage la participation à une activité commerciale, qu'il y ait ou non des attentes de profit. Si votre organisme sans but lucratif envoie à des membres, des partenaires ou au public des courriels qui visent à annoncer ou promouvoir les services, les biens ou les activités offerts par l’organisme, il y a de fortes chances que ces messages soient considérés comme étant des MEC au sens de la Loi et que vous ayez besoin d’un consentement du destinataire.

Un consentement exprès s’obtient lorsque le destinataire vous donne clairement et activement sa permission de lui envoyer des MEC. À titre d’exemple, vous pourriez obtenir un consentement exprès en faisant compléter un formulaire de consentement (écrit ou électronique) dans lequel le destinataire coche lui-même une case qui mentionne qu’il accepte de recevoir vos communications électroniques (Opt-in). Le formulaire de consentement doit en outre inclure le nom de l’expéditeur, ses coordonnées et un énoncé mentionnant que la personne qui donne son consentement peut le retirer si elle le souhaite.

Un consentement tacite existe si on peut raisonnablement conclure que vous avez la permission de votre destinataire pour lui envoyer des MEC. C’est le cas si, par exemple, l’organisme a eu une « relation d’affaires » (découlant d’un achat, d’un louage ou de tout autre contrat) avec son destinataire dans les deux ans précédant l’envoi du message. Aussi, si l’organisme a eu une « une relation privée » (découlant, par exemple, de l’adhésion d’un membre à l’organisme sans but lucratif) au cours des deux ans précédant la date d’envoi du message, il bénéficie également d’un consentement tacite pour l’envoi d’un MEC à cette personne.

Toutefois, si vous n’avez qu’un consentement tacite de la part de votre destinataire, vous avez une période de transition de trois ans, donc jusqu’au 30 juin 2017, pour convertir ce consentement tacite en consentement exprès…donc aussi bien rechercher un consentement exprès de vos destinataires dès maintenant !

Les informations obligatoires à inclure dans les MEC lors de l’envoi sont les suivantes :

  1. Les renseignements permettant d’identifier l’expéditeur et, s’il y a lieu, la personne au nom de qui le message est envoyé;

     

  2. Les renseignements permettant au destinataire de communiquer facilement avec l’expéditeur (adresse postale et numéro de téléphone ou adresse courriel);

     

  3. Un mécanisme d’exclusion, c’est-à-dire un mécanisme permettant au destinataire d’exprimer facilement et sans frais sa volonté de ne plus recevoir d’autres MEC (soit en répondant par courriel ou via un lien à une page web lui permettant de cliquer pour se désabonner).


Quelles sont les principales exceptions à la LCAP ?

La Loi prévoit une grande liste d’exceptions. Nous abordons ici uniquement celles qui sont le plus susceptibles de s’appliquer aux organismes sans but lucratif dans le cadre de leurs activités.

On peut séparer les exceptions en deux principales catégories. Les exceptions complètes font en sorte que l’organisme n’a pas besoin du consentement du destinataire et n’a pas besoin d’inclure dans son MEC les informations obligatoires.

Les exceptions partielles font en sorte que l’organisme n’a pas besoin du consentement du destinataire, mais doit tout de même inscrire dans le MEC les informations obligatoires au moment de l’envoi.

 

Exceptions complètes
  Exceptions partielles

  • MEC envoyés par des organismes de bienfaisance enregistrés si le principal objet du message est de recueillir des fonds

     

  • MEC envoyés entre des personnes ayant des liens familiaux ou personnels

     

  • Demandes de renseignements portant sur les activités commerciales du destinataire

     

  • Réponses à des plaintes ou à des demandes de renseignements

     

  • Messages visant à répondre à une obligation juridique

     

  • MEC envoyés entre employés, représentants, consultants ou franchisés de la même organisation ou à ceux d’une autre organisation avec laquelle ils ont des rapports si ces messages concernent les activités de l’organisation destinataire
 

  • MEC qui donnent un prix ou un estimé

     

  • MEC fournissant des renseignements en matière de garantie, de rappel ou de sécurité

     

  • MEC qui facilitent, complètent ou confirment la réalisation d’une opération commerciale déjà conclue

     

  • MEC qui transmettent des éléments d’information factuels sur un abonnement, une adhésion ou un compte

     

  • MEC envoyés à une personne qui a été référée à l’organisme

 

En cas de contravention à la LCAP

 

Enfin, en cas de violation de la Loi par l’organisme, les administrateurs ou dirigeants de ce dernier pourraient être tenus responsables. De plus, les employeurs pourraient être tenus responsables d’une violation commise par leurs employés. Et les sanctions sont sévères : une amende d’un maximum de 1 million de dollars pourrait être imposée à un particulier, et d’un maximum de 10 millions à une société.


Le principal organisme chargé de l’application de la Loi, le Conseil de la radiodiffusion et des télécommunications canadiennes (CRTC), pourra prendre en compte différents facteurs afin de déterminer le montant de la sanction, tels que l’avantage que l’organisme a retiré de l’envoi du pourriel, ou même sa capacité de payer. Autre point intéressant à noter, un moyen de défense pourra être invoqué par l’organisme, soit le fait qu’il a pris toutes les précautions nécessaires pour éviter de contrevenir à la Loi.

 

Comment vous préparer ?

 

Si votre organisme à but non lucratif communique avec des membres, des partenaires, des consommateurs, des abonnés ou des clients par courriel, message texte, messagerie instantanée ou sur les réseaux sociaux, nous vous conseillons sans plus attendre de prendre les précautions suivantes :

  1. Identifiez tous les MEC que vous envoyez ou faites envoyer (ex : bulletins, infolettres, nouvelles, invitations à certaines de vos activités, demandes de subventions ou de commandites, etc.).

     

  2. Vérifiez si vous avez un consentement, exprès ou tacite, de la part de vos destinataires vous permettant de leur envoyer ces messages.

     

  3. Vérifiez si vous pouvez vous prévaloir d’une exception à la Loi pour certains envois de messages.

     

  4. Si vous n’avez pas de consentement de la part de certains de vos destinataires et que vous ne pouvez pas vous prévaloir d’une exception à la Loi, préparez dès maintenant des formulaires de consentement (écrits ou électroniques) de type Opt-in que vous pourrez leur soumettre afin qu’ils puissent manifester leur consentement à recevoir vos messages. Toutefois, si ces formulaires de consentement sont électroniques, assurez-vous de les envoyer à vos destinataires avant le 1er juillet 2014 pour éviter qu’ils soient eux-mêmes des MEC assujettis à la Loi !

     

  5. Si vous n’avez pas obtenu le consentement de l’un de vos destinataires, supprimez rapidement ce destinataire de vos listes d’envoi.

     

  6. Lors de l’envoi de vos MEC, assurez-vous d’inclure dans ces derniers votre nom, vos coordonnées complètes ainsi qu’un mécanisme de désabonnement.

     

  7. Conservez dans vos dossiers ou bases de données un « suivi » des consentements et de la date à laquelle ils vous ont été donnés.

     

  8. Respectez la volonté de vos destinataires qui se désabonnent ou manifestent le désir de ne plus recevoir vos communications.

     

    Publication mars 2014


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