CHRONIQUES ET RESSOURCES

Réglons d’abord la question du chiffre impair. Il n’y a aucune obligation à ce que le nombre d’administrateurs d’un organisme sans but lucratif soit composé d’un nombre impair d’individus. Ce mythe vient surtout du fait qu’il est dit important d’avoir un nombre impair pour éviter les impasses lors de votes. Or, même avec un chiffre impair, qu’arrive-t-il s’il y a une personne absente? Ou encore si une personne s’abstient de voter? Ces seules situations nous permettent de nous rendre compte que la question du nombre impair d’administrateurs n’est pas une solution en soi.

Ajoutons ici que si l’organisation est incorporée sur la Loi sur les compagnies du Québec (Partie 3) l’administrateur qui s’absente d’une réunion du Conseil d’administration est présumé ne pas avoir approuvé les décisions prises lors de cette réunion.

Quant à l’abstention, elle ne brise pas l’unanimité exemple : 10 administrateurs, 2 votent pour, 8 abstiennent, aucun vote contre, dans le procès-verbal il sera inscrit que la résolution est adoptée à l’unanimité.

Pour faire face à une égalité, il existe deux mécanismes principaux. Le plus utilisé est celui qui permet au président d’avoir un vote prépondérant.

Notons qu’en principe, le vote prépondérant n’est pas admis au Conseil d’administration selon les différentes lois existantes. Par ailleurs, il est accordé au président de l’assemblée générale des membres en tant que président d’assemblée, pour les organisations provinciales. Lorsqu’utilisé, le vote prépondérant peut prendre différentes formes, selon la réglementation de l’organisation; soit que le président ne vote pas, sauf s’il y a égalité des voix; soit qu’il puisse exercer son droit normal de vote et qu’il bénéficie d’un deuxième vote en cas d’égalité.

Nous ne recommandons généralement aucune de ces approches, puisqu’elle place le président dans une situation où il sera contraint de prendre parti et de déplaire à 50 % des administrateurs. D’ailleurs, dans la réalité, il s’abstient généralement de l’exercer justement à cause de cette position délicate dans lequel cela le met.

Nous recommandons une troisième approche, soit celle que le président ait toujours sont droit de vote, sans second droit de vote en cas d’égalité. Cependant, nous recommandons que les règlements prévoient un mécanisme à l’effet qu’en cas d’égalité, le statu quo prévaut, c.-à-d. qu’il n’y ait aucun changement découlant d’une telle résolution. En effet, si le Conseil est divisé à parts égales sur une question, c’est que la réflexion n’a pas été suffisamment approfondie, que les éléments n’ont pas tous été analysés et qu’il est préférable de ne pas changer la situation immédiatement, quitte à le faire dès la prochaine réunion, après réflexion et échange d’informations supplémentaires.

Voyons maintenant la question du nombre. Selon nous, le nombre idéal est celui qui permet au Conseil d’administration de former une véritable équipe.

Si nous faisons la comparaison avec le sport, il y a très peu d’équipes qui comptent plus de onze (11) joueurs. En fait, il y beaucoup de sports comportant cinq (5) ou six (6) joueurs par équipe qu’il n’y en a comptant plus de dix (10) joueurs. Pourquoi? Parce qu’il y a nécessité immédiate de pouvoir « former équipe », c.-à-d. développer une synergie suffisante pour que tous œuvrent vers le même but : gagner. Plus on augmente ce nombre, plus il y a de difficultés à obtenir cette coordination essentielle à l’atteinte de l’objectif. Il en est de même avec un Conseil d’administration : plus le nombre d’administrateurs sera élevé, plus il sera difficile de coordonner les horaires pour tenir des réunions sans absence, plus il sera difficile de concilier les points de vue différents et plus les délibérations seront longues.

C’est pourquoi le chiffre idéal se situe entre trois (3) (qui est le minimum requis par la Loi) et onze (11). Au-delà, il faudrait créer un comité exécutif, ce qui n’est pas recommandé.

Dans un système de gouvernance dans lequel l’implication de tous les administrateurs est fondamentale, le Conseil d’administration est composé d’un nombre d’administrateurs permettant de former une équipe compacte, ne nécessitant pas de comité exécutif. Est-ce à dire qu’il faut absolument proscrire un tel comité ? Nous ne le croyons pas.

En effet, il y a des contextes culturels (ou même législatifs) où la constitution d’un comité exécutif est non seulement de mise, mais également nécessaire. Par ailleurs, un comité exécutif est toujours justifié dans une organisation n’ayant aucun employé. En effet, le Conseil d’administration a besoin d’une instance exécutive, c.-à-d. qui exécute, qui met en œuvre ses décisions.

 

 

Publication novembre 2013