Un administrateur sur un comité, est-ce une bonne chose?
Par Monique Dansereau, CAÉ, Vice-présidente,
Société de conseil OSBL+ Inc.
Souvent, on nous demande s’il est souhaitable qu’un administrateur siège à des comités de l’organisation. À notre avis, un administrateur ne devrait siéger qu’à un ou des comités ayant trait au rôle du Conseil d’administration, à savoir les comités de gouvernance suivants : le comité des mises en candidatures, celui de vérification des politiques de gouvernance, le comité d’évaluation du rendement du directeur général et celui d’évaluation des risques de l’organisation. Tout autre comité y compris des comités « ad hoc » visant à faire des recommandations au Conseil d’administration, ne devrait pas comprendre d’administrateur comme membre.
Pourquoi ? Pour la simple raison que l’administrateur, s’il veut jouer adéquatement son rôle, se doit de garder son indépendance. Or, s’il siège à un comité qui fait une recommandation au Conseil d’administration, il en devient partie prenante et perd ainsi sa capacité de pouvoir juger adéquatement cette recommandation, alors qu’il a lui-même participé à sa formulation. En fait, il devient alors juge et partie et ne possède plus la distance professionnelle nécessaire pour porter un jugement indépendant sur le sujet en cause.
D’autre part, si les administrateurs accaparent des comités, ils éliminent un des avantages des comités : celui de permettre à des membres de l’organisation de démontrer leur compétence et de se préparer à servir à un échelon plus élevé dans l’organisation. En effet, les comités sont d’excellentes pépinières de talents. C’est un mécanisme d’implication des membres qui, non seulement permet de faire participer à la vie associative le plus de personnes possible, mais favorise également l’obtention d’un plus large éventail d’idées provenant des membres pour développer un projet ou un dossier.
Ainsi, il est bon de se rappeler qu’il existe deux types de bénévoles : les bénévoles qui ont un rôle de mandataire, c’est-à-dire élus par les membres pour voir aux intérêts fondamentaux de l’organisation (les administrateurs) et les bénévoles qui œuvrent à divers autres niveaux (bénévoles opérationnels), mais qui, fondamentalement, n’ont aucune responsabilité légale en regard de l’organisation si ce n’est d’agir consciencieusement. Conséquemment, tout comité, autre que les comités de gouvernance, est un comité dit opérationnel composé généralement de bénévoles soutenus par des employés et qui œuvrent à des activités comme le congrès annuel, la campagne de souscription, le tournoi de golf, etc… Ces comités opérationnels sont conséquemment sous la responsabilité du directeur général qui voit à la mise en œuvre des décisions du Conseil et l’imputabilité du directeur général est envers le Conseil d’administration.
Mais qu’arrive-t-il si un administrateur siégeant à un des comités opérationnels manque à ses devoirs en oubliant qu’il siège à ce comité comme bénévole opérationnel et non comme administrateur ? Il peut en découler des conflits plus ou moins ouverts, au sujet de l’autorité responsable. Comme il s’agit d’un comité opérationnel, l’autorité et la responsabilité de ce comité est celle du directeur général, mais le bénévole opérationnel qui est à la fois bénévole administrateur peut prétendre, de part son rôle d’administrateur, d’avoir une autorité qui n’est pas sienne, mais qui, selon lui, lui donne le droit de faire à sa convenance. Ce type d’approche peut conduire au désastre si rien n’est fait dès le départ.
De plus, un tel bénévole administrateur qui siégerait à un comité opérationnel pourrait être tenté de blâmer le directeur général lors de l’évaluation au rendement de celui-ci.
Pour toutes ces raisons, il est préférable que le bénévole administrateur ne siège pas sur un comité opérationnel, peu importe l’intérêt ou la compétence qu’il peut apporter personnellement au mandat de ce comité.
Le succès de fonctionnement d’une organisation repose sur cette distinction qui devra être écrite dans une politique dite « Rôle des bénévoles » et cette politique devrait être communiquée a à tous les bénévoles de l’organisation. La délimitation claire des niveaux de responsabilité et des relations entre le Conseil et la permanence, et les bénévoles envers la permanence sont un gage de succès dans l’atteinte des résultats de l’organisation.
Ainsi, lorsque les comités sont bien utilisés dans une organisation, tout le système peut en profiter. Des mandats clairs, une variété de compétences, le roulement d’un comité à un autre (pour éviter qu’un comité ne devienne le comité d’un groupe ou d’un clan), la non-permanence des comités opérationnels, voilà autant d’éléments qui permettront à ce mécanisme de faire progresser l’organisation.
En terminant, un administrateur siège sur le plus important des comités de l’organisation, soit le Conseil d’administration même et le Conseil est le superviseur de l’organisation. Il doit conserver son indépendance et ne siéger qu’à des comités de gouvernance. C’est le prix à payer pour devenir superviseur.
Publication octobre 2013
