La responsabilité financière du Conseil d'administration
Par Monique Gagné, CAÉ, Présidente, consultante en gouvernance
Accréditée en gouvernance stratégique®, Société de conseil OSBL PLUS INC.
Accréditée en gouvernance stratégique®, Société de conseil OSBL PLUS INC.
Une des responsabilités les plus mal assumées d’un Conseil d’administration touche les finances. Dans le modèle traditionnel de gouvernance, on essayait d’avoir un comptable comme administrateur et il devenait le trésorier pratiquement pour tout le temps qu’il restait administrateur. Dans d’autres organisations, le poste de trésorier était un poste par lequel tout candidat à la présidence devait passer, peu importe ses qualifications en matières financières.
Il est un fait que les finances ne sont pas ce qu’il y a de plus intéressant, de plus « sexy » et stimulant pour un Conseil d’administration d’autant plus que le poste de trésorier, s’il est comblé, demande beaucoup de temps…dans l’ombre.
Pourtant, si l’on examine quelques scandales qui sont survenus dans les organisations sans but lucratif, on se rend compte que ce sont souvent des appropriations irrégulières (sinon frauduleuses) des argents de l’organisation en cause. Ou bien une personne s’est servie de l’argent de l’organisation pour des fins personnelles, ou bien un dirigeant a réclamé des dépenses somptueuses à son organisation, ou bien il y a eu collusion entre deux (2) dirigeants pour s’approprier frauduleusement des biens et/ou des argents de l’organisation; dans presque tous les cas rendus publics (mais combien se règlent en silence!), il était question de finances. Or, si l’on additionne le temps qu’un Conseil d’administration passe à établir et analyser les contrôles financiers, on se rend compte que c’est minime, ce qui reflète un manque évident de préoccupation à ce sujet.
Dans un système de gouvernance plus moderne, on ne retrouve plus la fonction de trésorier « bénévole », la fonction étant dévolue au directeur général qui est, face au Conseil, l’ultime responsable des finances. Mais déléguer la fonction de trésorier au directeur général n’enlève pas la responsabilité finale du Conseil d’administration en ces matières comme en d’autres.
Un comité de vérification actif devrait alors exister pour « vérifier » si les décisions du Conseil d’administration sont bien suivies. Or, ces comités de vérification sont aussi populaires que le poste de trésorier jadis. Il est donc important qu’à tout comité de vérification se retrouvent au moins une personne du Conseil d’administration connaissant bien la comptabilité, et non seulement la finance et préférablement qui maîtrise bien la comptabilité propre aux OSBL, et d’une autre personne indépendante de l’organisation qui ait également des connaissances en comptabilité propre aux OSBL.
Il est fréquent que les administrateurs bénévoles se déresponsabilisent sur la direction générale parce qu’ils pensent, étant bénévoles, qu’ils n’ont pas de véritables responsabilités. Cela est faux! La responsabilité financière du Conseil d’administration (et des administrateurs pris individuellement et solidairement) est bien réelle.
Considérant cette responsabilité, notre souci est de vous guider de sorte que vous puissiez poser les bonnes questions dans le bon contexte. Nous vous suggérons donc quelques questions qu’un administrateur avisé devrait poser concernant les finances de l’organisation dans son ensemble et pour lesquelles il est en droit d’obtenir des réponses claires :
En tant qu’administrateur, vous avez des responsabilités, mais vous avez aussi des moyens pour assumer adéquatement ces responsabilités.
Pour en savoir davantage, vous pouvez vous référer au Guide no.6 : La responsabilité financière des administrateurs, de la série Les Guides pratiques pour une Gouvernance Stratégique® de Roméo Malenfant, Ph.D. Éditions D.P.R.M.
Disponible à la boutique en ligne du Centre québécois de services aux associations
Il est un fait que les finances ne sont pas ce qu’il y a de plus intéressant, de plus « sexy » et stimulant pour un Conseil d’administration d’autant plus que le poste de trésorier, s’il est comblé, demande beaucoup de temps…dans l’ombre.
Pourtant, si l’on examine quelques scandales qui sont survenus dans les organisations sans but lucratif, on se rend compte que ce sont souvent des appropriations irrégulières (sinon frauduleuses) des argents de l’organisation en cause. Ou bien une personne s’est servie de l’argent de l’organisation pour des fins personnelles, ou bien un dirigeant a réclamé des dépenses somptueuses à son organisation, ou bien il y a eu collusion entre deux (2) dirigeants pour s’approprier frauduleusement des biens et/ou des argents de l’organisation; dans presque tous les cas rendus publics (mais combien se règlent en silence!), il était question de finances. Or, si l’on additionne le temps qu’un Conseil d’administration passe à établir et analyser les contrôles financiers, on se rend compte que c’est minime, ce qui reflète un manque évident de préoccupation à ce sujet.
Dans un système de gouvernance plus moderne, on ne retrouve plus la fonction de trésorier « bénévole », la fonction étant dévolue au directeur général qui est, face au Conseil, l’ultime responsable des finances. Mais déléguer la fonction de trésorier au directeur général n’enlève pas la responsabilité finale du Conseil d’administration en ces matières comme en d’autres.
Un comité de vérification actif devrait alors exister pour « vérifier » si les décisions du Conseil d’administration sont bien suivies. Or, ces comités de vérification sont aussi populaires que le poste de trésorier jadis. Il est donc important qu’à tout comité de vérification se retrouvent au moins une personne du Conseil d’administration connaissant bien la comptabilité, et non seulement la finance et préférablement qui maîtrise bien la comptabilité propre aux OSBL, et d’une autre personne indépendante de l’organisation qui ait également des connaissances en comptabilité propre aux OSBL.
Il est fréquent que les administrateurs bénévoles se déresponsabilisent sur la direction générale parce qu’ils pensent, étant bénévoles, qu’ils n’ont pas de véritables responsabilités. Cela est faux! La responsabilité financière du Conseil d’administration (et des administrateurs pris individuellement et solidairement) est bien réelle.
Considérant cette responsabilité, notre souci est de vous guider de sorte que vous puissiez poser les bonnes questions dans le bon contexte. Nous vous suggérons donc quelques questions qu’un administrateur avisé devrait poser concernant les finances de l’organisation dans son ensemble et pour lesquelles il est en droit d’obtenir des réponses claires :
- Est-ce que le budget, préparé annuellement, soutient vraiment les objectifs stratégiques de l’organisation?
- À quelle fréquence révise-t-on le budget annuel? Et pourquoi?
- Est-ce que les états financiers sont préparés et analysés sur une base régulière?
- Est-ce que les états financiers sont faciles à lire et à comprendre?
- Est-ce que le Conseil d’administration rencontre annuellement l’auditeur indépendant?
- Est-ce que les notes aux états financiers sont claires?
- Est-ce qu’un juste équilibre existe entre les fonds requis pour les opérations et la réserve pour éventualité?
- Est-ce qu’il y a une politique de placement et une politique concernant la réserve? Qui s’occupe de la gestion des placements? Est-ce une firme de courtage reconnue? Le courtier a-t-il déjà fait l’objet de plainte auprès de l’Autorité des marchés financiers (l’AMF)?
- Quelle est l’institution bancaire de l’organisme et depuis combien d’années transige-t-on avec elle?
- Est-ce que l’organisation détient une police d’assurance responsabilité pour les administrateurs et dirigeants?
- Quelles sont les exigences des organismes fournissant des subventions ou autres à l’organisation?
- Est-ce que le registre des entreprises a été mis à jour avec la liste des administrateurs?
En tant qu’administrateur, vous avez des responsabilités, mais vous avez aussi des moyens pour assumer adéquatement ces responsabilités.
Pour en savoir davantage, vous pouvez vous référer au Guide no.6 : La responsabilité financière des administrateurs, de la série Les Guides pratiques pour une Gouvernance Stratégique® de Roméo Malenfant, Ph.D. Éditions D.P.R.M.
Disponible à la boutique en ligne du Centre québécois de services aux associations
Publication mai 2013
