L’assemblée annuelle des membres de votre organisation s’est tenue dernièrement ou aura lieu bientôt, vous aurez probablement de nouveaux administrateurs. Comment accueillir ceux‐ci? L’idéal est de leur présenter le manuel de l’administrateur incluant entre autres : la charte (lettres patentes); les règlements généraux; les politiques de gouvernance du Conseil d’administration; les coordonnées des différentes instances; les programmes et budgets courants; le rapport annuel; le calendrier des réunions; les procès‐verbaux de l’année en cours et diverses autres informations, si nécessaire.
Mais vous n’avez pas ce manuel? Qu’à cela ne tienne, tout nouvel administrateur devrait être bien préparé à jouer son rôle au sein du Conseil d’administration de sorte qu’il se sentira respecté par les membres de cette nouvelle équipe tout en étant bien informé sur l’organisation, ce qui va faciliter son intégration.
Voici quelques questions auxquelles le formateur des nouveaux administrateurs devrait répondre, peu importe le type ou le prestige de l’organisation en cause.
L’organisme - Est‐il incorporé sous la forme juridique fédérale ou provinciale?
- Est‐ce un organisme de charité reconnu et enregistré?
- Quelle est sa vision?
- Pour qui existe‐t‐il?
- Possède‐t‐il un portefeuille d’assurances adéquat?
La mission, les valeurs, les services - Quelle est la mission? Est‐elle écrite et claire?
- Quelles sont les valeurs? Sont‐elles écrites?
Conseil d’administration - Combien de membres siègent au Conseil d’administration?
- Est‐ce qu’il y a un comité exécutif?
- Y a‐t‐il des employés sur le Conseil d’administration?
- À quelle fréquence se réunissent les administrateurs?
- Qui sont ses membres? De quel(s) secteur(s) proviennent‐ils?
- Quel est son mode de fonctionnement au regard :
- des réunions du Conseil d’administration : absences, retards, préparation préalable;
- de l’envoi de documents avant la réunion?
- Quelle est la situation financière de l’organisme?
Les administrateurs - Quelles sont les politiques de gouvernance de l’organisme? Sont‐elles écrites?
- Y a‐t‐il une formation sur les rôles et responsabilités des administrateurs?
- Y a‐t‐il une assurance responsabilité pour les administrateurs?
Les comités - Quel est le mandat des différents comités?
- Combien y a‐t‐il de comités? Les employés
- Combien y a‐t‐il d’employés?
- Depuis combien de temps le directeur général est‐il en fonction?
- Est‐ce que les employés sont syndiqués?
Les réunions - Combien y a‐t‐il de réunions?
- Commencent‐elles à l’heure?
- Existe‐t‐il un programme de formation continue pour les administrateurs?
Combien ça coûte? - Montant annuel (cotisation) à verser?
- Si je suis administrateur bénévole, est‐ce que je dois payer ma cotisation?
Se préparer à être un bon administrateur ne fera qu’augmenter votre prestige auprès de vos collègues et vous rassurer sur vos responsabilités.
Et…
- Qu’est‐ce qu’on attend de vous?
Votre motivation Une fois que la personne est impliquée et siège à un Conseil d’administration, elle se prépare à répondre à la question « pourquoi ». Il faut une motivation avouable, honorable, qui puisse justifier son absence de la maison ou de son travail.
Connaître la motivation de chacun des administrateurs sera un outil précieux pour conserver leur implication au sein du Conseil d’administration de votre organisation.
Il faut se rappeler que c’est un honneur d’être administrateur et que l’apport de chaque administrateur est une valeur ajoutée à l’organisation.
(1)Administrateur est utilisé à titre épicène. 2« Gouvernance Stratégique® est une marque déposée de Consultants D.P.R.M. inc., utilisée sous licence » Pour en savoir davantage, nous vous invitons à communiquer avec nous ou vous référer aux Guides
no 5 : Les administrateurs, Guide no 6 : La responsabilité financière des administrateurs et le Guide no 8 : Comités et réunions, de Roméo Malenfant, Ph.D., Éditions D.P.R.M. disponible à la Boutique du CQSA. Pour en savoir davantage sur les comités vous pouvez vous référer à La Gouverance de votre Conseil d’adminisration. Éditions D.P.R.M. de Roméo Malenfant Ph.D. p.131 à 145.
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Publication septembre 2012