Avantages et désavantages des comités
Par Monique Gagné, caé, Présidente & Consultante en gouvernance Accréditée en Gouvernance Stratégique® (1) Société de conseil OSBL PLUS inc.
Les comités
Il y a de nombreuses histoires qui circulent au sujet des comités. À titre d’exemple, il est mentionné qu’un chameau est un cheval dessiné par un comité. Ou encore, qu’un comité, c’est un groupe d’individus qui, séparément, ne font rien et qui, ensemble, décident qu’il n’y a rien à faire.
Une autre impression péjorative concernant les comités est que, dit‐on, lorsqu’on veut noyer une idée, ou faire taire un groupe de pression, on met un comité sur pied. Durant le temps que prendra celui‐ci pour faire le tour de la question, les passions ayant engendré sa création seront probablement disparues.
D’une part, contrairement aux corporations à but lucratif dont les comités sont composés d’employés, les comités de travail dans les organisations sans but lucratif sont souvent composés majoritairement de bénévoles et ces derniers oeuvrant à l’exécution des tâches de l’organisation ont de la difficulté à se percevoir comme des employés parce qu’ils ne sont pas rémunérés pour leur travail. Ils ont donc de la difficulté à accepter l’autorité de personnes qui n’ont pas le statut de bénévoles comme eux. De plus, si ces bénévoles se trouvent, par exemple, à siéger sur un quelconque comité consultatif de programmes, ils ont tendance à se prendre pour les patrons bénévoles de ces programmes et à dire aux permanents quoi faire et comment le faire. Ces confusions de rôles proviennent du fait que, dans la plupart des associations, la place des comités n’est pas bien définie.
D’autre part, les bénévoles‐administrateurs ont l’impression que les bénévoles en général ne peuvent se rapporter à des permanents. Pourtant, les bénévoles les plus satisfaits de leur travail sont ceux dont les rôles sont bien définis et dont le port d’attache est clairement identifié. Les gens ne donnent généralement pas leur temps simplement pour avoir du pouvoir. La plupart des bénévoles s’impliquent pour apporter de l’aide (Malenfant, 1993a; 1993b).
Il est donc pertinent de clarifier les diverses sortes de comités que l’on peut retrouver dans une association qui veut fonctionner efficacement.
Quels sont les avantages d’avoir des comités dans une organisation?
En voici quelques‐uns :
Il y a cependant des désavantages à l’existence de comités :
Règles à suivre au regard des comités
Il faut cependant être réaliste et mentionner que les comités ne disparaîtront pas de la vie organisationnelle des associations. Comment alors éviter ces pièges tout en profitant des avantages que procurent les comités?
Pour ce faire, il faut d’abord se poser la question de leur nécessité. En effet, le Conseil d’administration ne devrait jamais se donner un comité pour mener à bien un mandat avant d’avoir épuisé les autres moyens mis sa disposition pour trouver une solution. D’une part, si la question en cause relève de la compétence de la direction générale, il faut laisser à cette instance le soin de régler la situation. S’il s’agit effectivement d’un sujet qui relève du rôle du Conseil d’administration, celui‐ci doit s’interroger d’abord sur sa capacité de faire face à la situation lui‐même dès maintenant au lieu de reporter la solution à plus tard. Si malgré tout, le Conseil considère que la meilleure solution consiste à mettre sur pied un comité, voici quelques règles élémentaires qui devraient guider sa décision.
Les comités permanents du Conseil d’administration
Quant à nous, pour une organisation sans but lucratif incorporée sur la Loi sur les compagnies le Conseil d’administration n’a besoin que de quatre comités permanents pour mener à bien son travail.
En plus de ces comités, il peut arriver que le Conseil ait besoin d’un avis sur un sujet pointu et pertinent à son rôle. Il peut alors être avantageux pour lui de mettre sur pied, sous la gouverne d’un administrateur, un comité d’experts composé de membres et de non‐membres. Ce sont des comités ad hoc avec un mandat très restreint et pour un temps très limité, généralement d’ailleurs très court.
Conclusion
Avant de mettre un comité en place, il est important de savoir si c’est un comité de mise en oeuvre (comité d’intendance) ou un comité qui éclairera le Conseil d’administration dans sa décision (comité de gouvernance) et de déterminer les avantages et les désavantages. Il ne faut surtout pas que la décision de former un comité et d’y affecter un mandat soit plus longue que de prendre ladite décision.
(1)« Gouvernance Stratégique® est une marque déposée de Consultants D.P.R.M. inc., utilisée sous licence »
Pour en savoir davantage sur les comités vous pouvez vous référer à La Gouverance de votre Conseil d’adminisration. Éditions D.P.R.M. de Roméo Malenfant Ph.D. p.131 à 145. Pour commander le livre de référence «La Gouvernance et le Conseil d'administration», visitez la Boutique en ligne.
Il y a de nombreuses histoires qui circulent au sujet des comités. À titre d’exemple, il est mentionné qu’un chameau est un cheval dessiné par un comité. Ou encore, qu’un comité, c’est un groupe d’individus qui, séparément, ne font rien et qui, ensemble, décident qu’il n’y a rien à faire.
Une autre impression péjorative concernant les comités est que, dit‐on, lorsqu’on veut noyer une idée, ou faire taire un groupe de pression, on met un comité sur pied. Durant le temps que prendra celui‐ci pour faire le tour de la question, les passions ayant engendré sa création seront probablement disparues.
D’une part, contrairement aux corporations à but lucratif dont les comités sont composés d’employés, les comités de travail dans les organisations sans but lucratif sont souvent composés majoritairement de bénévoles et ces derniers oeuvrant à l’exécution des tâches de l’organisation ont de la difficulté à se percevoir comme des employés parce qu’ils ne sont pas rémunérés pour leur travail. Ils ont donc de la difficulté à accepter l’autorité de personnes qui n’ont pas le statut de bénévoles comme eux. De plus, si ces bénévoles se trouvent, par exemple, à siéger sur un quelconque comité consultatif de programmes, ils ont tendance à se prendre pour les patrons bénévoles de ces programmes et à dire aux permanents quoi faire et comment le faire. Ces confusions de rôles proviennent du fait que, dans la plupart des associations, la place des comités n’est pas bien définie.
D’autre part, les bénévoles‐administrateurs ont l’impression que les bénévoles en général ne peuvent se rapporter à des permanents. Pourtant, les bénévoles les plus satisfaits de leur travail sont ceux dont les rôles sont bien définis et dont le port d’attache est clairement identifié. Les gens ne donnent généralement pas leur temps simplement pour avoir du pouvoir. La plupart des bénévoles s’impliquent pour apporter de l’aide (Malenfant, 1993a; 1993b).
Il est donc pertinent de clarifier les diverses sortes de comités que l’on peut retrouver dans une association qui veut fonctionner efficacement.
Quels sont les avantages d’avoir des comités dans une organisation?
En voici quelques‐uns :
- Le travail en petit groupe est plus efficace qu’en grand groupe;
- Le comité permet l’implication d’un plus grand nombre de membres et donc d’intéresser ceux‐ci à leur association;
- Le comité permet à une personne en particulier de démontrer son intérêt et son habileté à être leader dans son association. Ainsi, le comité sert de réservoir de recrutement pour les membres du Conseil d’administration;
- Le comité peut servir de canal de représentation des membres.
Il y a cependant des désavantages à l’existence de comités :
- Le comité peut être frustrant parce qu’il ralentit le processus décisionnel;
- Le comité peut servir, de façon officieuse, à « noyer une idée » qui dérange l’organisation;
- Le comité peut servir de lieu de dispute entre diverses factions de l’organisation;
- Si la recommandation du comité n’est pas retenue, il y aura frustration et démobilisation chez les membres du comité.
Règles à suivre au regard des comités
Il faut cependant être réaliste et mentionner que les comités ne disparaîtront pas de la vie organisationnelle des associations. Comment alors éviter ces pièges tout en profitant des avantages que procurent les comités?
Pour ce faire, il faut d’abord se poser la question de leur nécessité. En effet, le Conseil d’administration ne devrait jamais se donner un comité pour mener à bien un mandat avant d’avoir épuisé les autres moyens mis sa disposition pour trouver une solution. D’une part, si la question en cause relève de la compétence de la direction générale, il faut laisser à cette instance le soin de régler la situation. S’il s’agit effectivement d’un sujet qui relève du rôle du Conseil d’administration, celui‐ci doit s’interroger d’abord sur sa capacité de faire face à la situation lui‐même dès maintenant au lieu de reporter la solution à plus tard. Si malgré tout, le Conseil considère que la meilleure solution consiste à mettre sur pied un comité, voici quelques règles élémentaires qui devraient guider sa décision.
- Tous les comités, sauf les comités permanents dont nous parlerons par la suite, sont des comités « ad hoc »;
- Les comités n’existent que pour aider le Conseil d’administration à faire son travail, et non pas pour faire le travail du Conseil. Ceci signifie qu’aucun comité n’a de pouvoir décisionnel. Ils sont tous de nature consultative;
- Si le mandat envisagé concerne une matière déjà sous l’autorité de la direction générale, le comité ne devrait pas être mis sur pied par le Conseil d’administration, lui donnant ainsi le statut de comité du Conseil, mais bien par le directeur général qui serait alors l’instance à recevoir le rapport;
- Tout comité devrait avoir une vue d’ensemble des activités de l’organisation afin d’être capable de situer son mandat en regard de l’ensemble de l’organisation;
- Un échéancier précis doit être donné au comité;
- Le mandat du comité devrait être écrit. La première partie de ce mandat devrait exiger de fournir une interprétation écrite de son mandat au Conseil d’administration afin de vérifier la compréhension du mandat reçu;
- Le mandat d’un comité sera de présenter au moins deux possibilités de solutions au Conseil en regard de l’objet du mandat. Ce mandat ne devrait jamais être de faire une seule recommandation au Conseil d’administration. En effet, si tel est l’objet du mandat, le Conseil sera devant l’alternative d’accepter le rapport du comité, même s’il n’en aime pas les conclusions, ou de désavouer un de ses comités, ce qu’il veut éviter. Comme le comité existe pour aider le Conseil à faire son travail, il est préférable qu’il propose des choix au Conseil d’administration, laissant aux administrateurs la vraie responsabilité des décisions;
- L’ensemble de ces règles devrait permettre de réduire les problèmes rencontrés avec l’existence des comités;
- Évidemment, si un comité est mis sur pied par la direction générale, certaines de ces règles ne s’appliquent pas. En effet, les comités de la direction générale sont des comités de mise en oeuvre. Cependant, plusieurs de ces règles s’appliquent intégralement de sorte que les avantages soient maximisés et les désavantages minimisés.
Les comités permanents du Conseil d’administration
Quant à nous, pour une organisation sans but lucratif incorporée sur la Loi sur les compagnies le Conseil d’administration n’a besoin que de quatre comités permanents pour mener à bien son travail.
Il s’agit du :
- Comité de mise en candidature et d’évaluation du rendement des administrateurs;
- Comité d’évaluation du rendement (et d’engagement le cas échéant) du directeur général;
- Comité de vérification des politiques;
- Comité d’évaluation des risques.
En plus de ces comités, il peut arriver que le Conseil ait besoin d’un avis sur un sujet pointu et pertinent à son rôle. Il peut alors être avantageux pour lui de mettre sur pied, sous la gouverne d’un administrateur, un comité d’experts composé de membres et de non‐membres. Ce sont des comités ad hoc avec un mandat très restreint et pour un temps très limité, généralement d’ailleurs très court.
Conclusion
Avant de mettre un comité en place, il est important de savoir si c’est un comité de mise en oeuvre (comité d’intendance) ou un comité qui éclairera le Conseil d’administration dans sa décision (comité de gouvernance) et de déterminer les avantages et les désavantages. Il ne faut surtout pas que la décision de former un comité et d’y affecter un mandat soit plus longue que de prendre ladite décision.
(1)« Gouvernance Stratégique® est une marque déposée de Consultants D.P.R.M. inc., utilisée sous licence »
Pour en savoir davantage sur les comités vous pouvez vous référer à La Gouverance de votre Conseil d’adminisration. Éditions D.P.R.M. de Roméo Malenfant Ph.D. p.131 à 145. Pour commander le livre de référence «La Gouvernance et le Conseil d'administration», visitez la Boutique en ligne.
Publication mars 2012