Qu'est-ce qu'un bon système d'information pour le conseil d'administration?
Par Monique Dansereau, caé Vice‐présidente & Consultante en gouvernance Accréditée en Gouvernance Stratégique®1 Société de conseil osbl plus inc.
Un bon système d’information peut produire les informations nécessaires à celui qui veut être informé pour qu’il puisse bien faire son travail. La règle numéro un devient donc : de quoi le Conseil d’administration a‐t‐il besoin pour bien faire son travail? La réponse doit d’abord venir du Conseil lui‐même, dans ce que nous appelons une politique d’information du Conseil. Une telle politique de gouvernance, développée par les administrateurs eux‐mêmes, doit donc préciser clairement les informations dont ils ont besoin. Par exemple, rapport financier et sa fréquence, rapport du directeur général sur les sujets X, Y, et Z et la fréquence, etc. Comme le principal travail d’un Conseil, après avoir défini les orientations (mission, vision, valeurs, clientèle), les encadrements et la planification annuelle, consiste à assurer une supervision des actions menées, le système d’information devrait soutenir le Conseil dans ce travail de monitoring, c'est‐à‐dire, l’actualisation de la gouvernance. De plus, des choix stratégiques font souvent surface et le Conseil doit posséder les informations suffisantes face à ces enjeux pour prendre des décisions éclairées, suffisamment rapides pour être significatives, mais prudentes.
Il est alors possible de mettre un système en place pour recueillir et livrer ces informations aux administrateurs. Les procédures sont généralement les suivantes en terme de temps : deux semaines avant la réunion du Conseil, les administrateurs doivent recevoir la convocation, l’ordre du jour et la documentation pertinente pour chaque point de cet ordre du jour; à l’intérieur de dix jours après chaque réunion du Conseil, ils doivent recevoir le procès‐verbal (il faut que les gens se rappellent ce qui s’est discuté pour pouvoir vérifier l’exactitude du procès‐verbal),une feuille d’actions, indiquant qui doit faire quoi pour la prochaine réunion et un rappel de la date de cette prochaine réunion.
De plus, un rapport financier et un rapport du directeur général sont à prévoir à tous les trimestres. Enfin, à chaque fois qu’un enjeu majeur, peut‐être stratégique, se présente, la documentation pertinente doit être acheminée immédiatement aux administrateurs. Comme plusieurs associations possèdent son site Internet, il est possible d’avoir un coin réservé exclusivement aux administrateurs (avec accès limité par mot de passe) dans lequel il sera possible d’inscrire toute information d’importance et même de transmettre les rapports et autres documents aux administrateurs. De plus, la possibilité pour l’administrateur de réagir immédiatement permet maintenant d’en arriver même à des décisions, sans à avoir à tenir de réunion sur le sujet. Cette façon de procéder est particulièrement efficace lors de situation d’urgence.
Mais quelles seraient les caractéristiques de l’information à transmettre aux administrateurs.
On doit toujours tenir compte que les administrateurs sont des bénévoles qui ont un emploi ailleurs, que leur temps est compté, et que leur priorité restera leur propre travail. Il faut donc qu’ils puissent jouer adéquatement leur rôle d’administrateurs en tenant compte de cette réalité. Comme ils auront moins de temps, ils apprécieront grandement pouvoir compter sur une direction générale qui leur facilite le travail. C’est pourquoi, il est important que l’information transmise respecte certaines caractéristiques.
L’information doit être concise (2 pages maximum). Il n’est pas réaliste d’envoyer un document de 10 pages pour chacun des items à l’ordre du jour et penser que les administrateurs auront le temps de les lire et de les comprendre. Une synthèse, comprenant l’objet, les arguments en faveur, les arguments contre, les alternatives, la recommandation et les raisons de cette recommandation, peut aisément être contenue dans un maximum de 2 pages. Sinon, il y a problème de compréhension du sujet en cause.
L’information doit aussi être significative. Le document complet peut bien comprendre toutes sortes de considérations, mais la synthèse, elle, ne doit comprendre que l’essentiel de l’information et être clairement reliée au travail du Conseil d’administration.
L’Information doit, évidemment, être en lien avec un point à l’ordre du jour et reliée au travail spécifique du Conseil. Si, à la question, « Est‐ce que la décision qu’on nous demande de prendre peut être prise à un autre niveau que le Conseil? » on peut répondre affirmativement, c’est que le sujet n’est probablement pas pertinent pour discussion au Conseil. Donc, vouloir la traiter au Conseil équivaut à faire perdre le temps des administrateurs. L’information doit être la meilleure information disponible et la plus récente sur le sujet. Il ne suffit pas de prendre n’importe quelle information et de l’inclure dans l’envoi aux administrateurs : une sélection est nécessaire, faite en fonction des points à l’ordre du jour ou encore pour les besoins du Conseil en regard de son travail. L’information doit contenir un minimum de « contextualisation », c’est‐à‐dire établir pourquoi le sujet est pertinent aux délibérations du Conseil d’administration.
Nous espérons que ces quelques « informations » vous seront utiles tout en retenant que l’item à l’ordre du jour « lecture de la correspondance » ne fait pas partie des informations nécessaires dans la prise de décisions d’un Conseil d’administration performant.
(1) Gouvernance Stratégique® est une marque déposée de Consultants D.P.R.M. inc., utilisée sous licence » * « Seuls nos consultants sont accrédités par Roméo Malenfant, Ph.D. de Consultants D.P.R.M. inc. pour utiliser le système de la Gouvernance Stratégique® dans la pratique de consultation.
Pour en savoir davantage sur le « Cycle de vie des associations », nous vous invitons à communiquer avec nous ou vous référer au livre La Gouvernance et le Conseil d’administration de Roméo Malenfant, Ph.D., Éditions D.P.R.M. 2009 disponible à la Boutique en ligne.
Publication novembre 2011
