CHRONIQUES ET RESSOURCES

Bonne nouvelle en 2011! Votre organisation a décidé de fournir à son directeur général un outil de gestion à la fine pointe de l’innovation : un agenda électronique personnel. Les plus connus de ces appareils, Blackberry, Palm, ou encore IPhone, sont des petites merveilles de la technologie qui permettent à l’utilisateur de gérer au quotidien une multitude de tâches. Le directeur général est bien heureux de ce cadeau! Il utilise un agenda depuis toujours, et en connaît bien les nombreuses utilités. D’ailleurs, il se souvient que plusieurs années auparavant, dans le cadre d’un litige l’opposant à un ex‐employé, il a eu à produire à la Cour son agenda papier. Le directeur voulait en effet apporter en preuve que l’employé avait été rencontré à de nombreuses reprises afin d’améliorer sa performance, mais en vain. Les entrées notées à l’agenda avaient donc servi d’éléments de preuve dans le dossier.

A l’aube de 2011, on s’attend à ce que toute personne « en affaires » soit en mesure de suivre à la trace chaque engagement pris, de retracer rapidement les coordonnées de ses contacts et de maintenir une liste à jour des choses à faire. L’agenda « version papier » a déjà été l’outil privilégié pour remplir ces rôles. Mais il a rapidement été relégué aux oubliettes avec l’arrivée d’une technologie plus performante. Parce qu’il est plus compact et rapide, l’agenda électronique permet à son utilisateur d’être plus efficace en lui permettant en outre l’accès à Internet et à ses courriels en tout temps.

Que fera le directeur général, en 2011, s’il est doit faire appel à nouveau à son agenda dans le cadre d’un litige? Car personne n’est à l’abri de la disparition soudaine des données due à une panne informatique. Ou encore du vol de l’agenda. De petite taille, on peut aussi facilement l’égarer. Comment se protéger contre la perte de nos données ?

Selon les experts, la méthode la moins intéressante est de procéder régulièrement à faire une copie « papier » des entrées faites à l’agenda électronique. On privilégie plutôt le transfert des données sur un autre support technologique, comme la disquette, le cédérom ou la clé USB. Également, on peut avoir recours à la conservation des données sur un ordinateur « extérieur », en procédant à une copie de sauvegarde des informations sur des sites prévus à cet effet (back up services).

Dans un contexte professionnel ou d’affaires, contrairement à un usage personnel, il peut arriver plus fréquemment qu’on doive référer aux informations contenues à l’agenda électronique pour une période donnée. On a qu’à penser à un événement récent de l’actualité québécoise, où un ancien ministre a fait appel à la copie de son agenda d’une année antérieure pour appuyer ses prétentions…

Quelle est la valeur juridique de ces copies ? Peut‐on s’y fier et surtout, être convaincu de leur conformité avec la version originale?

Notre législateur a évidemment été confronté à ces questions et a apporté, au cours des dernières années, des modifications importantes au Code civil du Québec en matière de règles de preuve. De plus, en 2001, il a adopté la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (L.Q. 2001, c. 32). Le but visé par ces changements était de se « mettre à niveau » suite à l’éclosion fulgurante des diverses technologies dans notre quotidien, tant au niveau personnel que professionnel.

Ainsi, si le contenu de l’agenda électronique est reproduit en version papier, ou encore transféré sur une clé USB, on devra idéalement conserver le support technologique depuis lequel l’information a été reproduite, en vertu de la « règle de la meilleure preuve » du Code Civil, et de l’article 17 de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information (la Loi). Ceci veut dire qu’il faudra veiller à bien garder l’agenda électronique dont on a reproduit le contenu sous une autre « forme ».

Mais qu’en est‐il dans le cas où l’agenda est perdu, disparu, ou non‐fonctionnel ?

Puisque la Loi prévoit l’équivalence fonctionnelle (entre l’écrit sur support papier et la source originale), de même que l’interchangeabilité des supports (possibilité de transférer l’information d’une technologie à une autre), il s’agira d’être en mesure de démontrer, par des moyens techniques, qu’il y a eu :

• absence de modifications et que l’information a été maintenue dans son intégralité ;

• absence d'altération lors de la conservation ;

• que le support procure la pérennité voulue ;

• et que des mesures de sécurité ont été prises lors de la transmission.

Fait intéressant à noter, le législateur a tenu à préciser clairement qu’on doit prouver l’intégrité d’une copie que dans la mesure où il y a contestation à cet égard (art. 7).

En conclusion, il est prudent pour tout utilisateur d’un agenda électronique de voir à conserver, par le biais d’une copie ou d’un transfert régulier, les données inscrites à l’agenda. Il s’agit là d’une précaution qui évitera bien des ennuis dans l’éventualité où l’appareil serait perdu ou volé, endommagé, ou encore en cas de panne informatique majeure détruisant les informations. Par ailleurs, il faut procéder de manière appropriée afin d’avoir en main une copie ou une reproduction acceptable en cas de contestation.

L’agenda électronique, comme la majorité des outils informatiques, est un instrument d’une grande efficacité pour tout organisme qui en fait l’acquisition, dans la mesure où il est utilisé adéquatement, et en tenant compte de ses limites.