Une assemblée du conseil d'administration sans y être physiquement rassemblé : est-ce légal ?
De nos jours, il n’est pas rare que les administrateurs et dirigeants d’associations communiquent entre eux par l’entremise de divers medias tels que: téléphone, télécopieur, Internet, Blackberry, messagerie texte, courriels etc.
La question de la légitimité de ces types de communication fait
continuellement l’objet d’interrogations, si bien que le Législateur a modifié
la Loi sur les compagnies afin de la moderniser.
C’est ainsi qu’il a été permis de tenir des assemblées du conseil d’administration par voie téléphonique ou d’adopter des résolutions par la simple signature d’un document tenant lieu d’assemblée, en autant que les conditions prescrites par les articles 89.2 et 89.3 de la Loi sur les compagnies du Québec soient rencontrées.
L’article 89.2 stipule :
« À moins de dispositions contraires dans l'acte constitutif ou dans les règlements de la compagnie, les administrateurs peuvent, si tous sont d'accord, participer à une assemblée du conseil d'administration à l'aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer oralement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à l'assemblée ».
Quant à l’article 89.3, il prévoit que :
« Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces résolutions lors des assemblées du conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées ».
Cependant, le législateur n’avait pas prévu l’arrivée de nouveaux médias tel que le logiciel MSN, qui permet à plusieurs individus de clavarder (mot composé de clavier et bavarder; il signifie donc bavarder en utilisant un clavier).
Or, bien qu’il soit permis pour les membres d’un conseil d’administration de participer, discuter et délibérer à une assemblée par téléphone, en vertu de l’article 89.2 LCQ , nous sommes d’avis que les administrateurs ne pourraient pas le faire par écrit en utilisant le clavardage que l’on retrouve en utilisant MSN, par exemple, ou par tout autre moyen « textuel ».
Par ailleurs, et curieusement, nous croyons qu’il est possible de voter sur une proposition en clavardant, notamment via le MSN ou par courrier électronique.
Ainsi, si tous les administrateurs écrivent « oui », « non » ou « abstention » sur une résolution écrite transmise par MSN, ceci équivaudrait, selon nous, à une résolution tenant lieu d’assemblée, tel que prévu à l’article 89.3 LCQ cité plus haut.
Est‐ce que le fait d’imprimer sur papier les réponses obtenues par le biais d’un message MSN et en les joignant ensuite à la résolution, aurait une valeur juridique ?
Puisqu’un écrit est un moyen de preuve et ce, quel que soit le support du document (article 2837 du Code civil du Québec), et que cet écrit fait appel aux technologies de l’information (ici, la copie imprimée des réponses données à la résolution transmise par MSN aux administrateurs), nous concluons que le tout aurait effectivement la même valeur qu’une résolution adoptée lors d’une assemblée. En vertu de la Loi concernant les cadres juridiques des technologies de l’information, la résolution pourrait être mise en preuve en autant que l’intégrité et l’intégralité de son contenu n’en soient pas affectées.
Un jugement intéressant sur une question un peu semblable a été rendu par la Cour Supérieure du Québec en 2008. Il s’agit de Intercontinental Corporate Technology Services Ltd. c. Bombardier inc, 2008 QCCS 5086. Le juge a effectivement accepté de reconnaître la légitimité de copies de courriers électroniques, documents de travail et propositions écrites qui avaient été échangés entre les parties et qui les liaient contractuellement.
Bref, tout ceci peut paraître incohérent : la discussion écrite n’est pas permise mais la résolution l’est !!!!
Il est encourageant de constater que la législation a été mise à jour en matière de médias de communication. Les administrateurs et dirigeants des associations doivent cependant être adéquatement renseignés sur la recevabilité et la légitimité des médias utilisés pour communiquer entre eux.
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