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CHRONIQUES ET RESSOURCES





(Révisée) Une assemblée du conseil d'administration sans y être physiquement rassemblé : est-ce légal ?

Nous publions sur ce site des chroniques vulgarisées qui visent à répondre aux préoccupations juridiques fréquentes des organismes sans but lucratif. Toutefois, l’information contenue dans ces chroniques est de nature générale et ne constitue d’aucune façon une opinion ou un conseil juridique. Pour répondre à vos questions spécifiques, nous vous recommandons de rejoindre nos avocats au (514) 252-3137, qui vous proposeront les solutions les mieux adaptées à votre situation précise et à vos besoins.

Le contenu du présent site est protégé par le droit d’auteur et peut être reproduit uniquement dans sa forme intégrale et originale avec mention obligatoire de la source.

Il n’est pas rare que les administrateurs et dirigeants d’associations communiquent entre eux par l’entremise de divers moyens technologiques tels que: la conférence téléphonique, la vidéo-conférence, les messages textes et les courriels.

De nos jours, la légitimité de ces moyens de communication pour la prise de décisions au sein du conseil d’administration ne soulève plus de doutes. Plusieurs conseils d’administration utilisent même ces moyens technologiques sur une base régulière afin de traiter les affaires courantes de l’organisme. Ils adoptent ainsi des résolutions autant dans le cadre d’une réunion du conseil d’administration tenue à distance, que par le biais d’une résolution signée de tous les administrateurs.

Afin que les résolutions du conseil d’administration adoptées de cette façon soient valides, il est toutefois impératif de respecter les conditions prescrites aux articles 89.2 et 89.3 de la Loi sur les compagnies (RLRQ, c. C-38). En 2019, le législateur modifiait ces dispositions, que nous reproduisons ci-après dans leur plus récente version :

Art. 89.2 À moins de dispositions contraires dans l’acte constitutif ou dans les règlements de la compagnie, les administrateurs peuvent participer à une assemblée du conseil d’administration à l’aide de moyens permettant à tous les participants de communiquer immédiatement entre eux, notamment par téléphone. Ils sont alors réputés avoir assisté à l’assemblée.

Un vote peut alors être entièrement tenu par tout moyen de communication permettant, à la fois, de recueillir les votes de façon à ce qu’ils puissent être vérifiés subséquemment et de préserver le caractère secret du vote, lorsqu’un tel vote est demandé.

Art. 89.3 Les résolutions écrites, signées de tous les administrateurs habiles à voter sur ces résolutions lors des assemblées du conseil, ont la même valeur que si elles avaient été adoptées au cours de ces assemblées.

Un exemplaire de ces résolutions est conservé avec les procès-verbaux des délibérations du conseil.

1) La tenue d’une rencontre du conseil d’administration par tout moyen technologique

Ainsi, l’article 89.2 de la Loi sur les compagnies permet légalement la tenue de rencontre du conseil d’administration, à distance, si l’ensemble des conditions y étant énoncées sont respectées, c’est-à-dire :

- Les lettres patentes ou les règlements généraux de la personne morale ne doivent pas contenir de dispositions interdisant la tenue d’une réunion du conseil d’administration par l’utilisation de moyens technologiques;

- Le moyen technologique choisi doit permettre aux administrateurs assistant à la rencontre du conseil d’administration de communiquer immédiatement avec leurs collègues.
- Si un scrutin secret est demandé, il est nécessaire que le moyen technologique retenu pour tenir la rencontre du conseil d’administration permette de préserver la confidentialité du vote et de vérifier subséquemment les votes.

Nous portons à votre attention que la deuxième condition est une modification récente du législateur. Cette modification permet dorénavant aux membres du conseil d’administration de participer aux rencontres du conseil d’administration en utilisant non seulement la vidéo-conférence, mais aussi les fonctionnalités de clavardage de ces outils de vidéo-conférence afin de communiquer légalement entre eux, puisque l’outil de clavardage permet aux administrateurs une communication immédiate.

Il s’agit d’une belle modernisation de la Loi sur les compagnies, puisqu’autrefois, il était uniquement permis aux administrateurs de tenir une rencontre du conseil d’administration à distance, si tous pouvaient communiquer oralement entre eux.

2) Les résolutions écrites signées de tous les administrateurs

Quant à lui, l’article 89.3 de la Loi sur les compagnies prévoit que, même à l’extérieur d’une rencontre du conseil d’administration, il est possible pour les administrateurs d’adopter des résolutions, si toutes les conditions de cet article sont rencontrées.

Afin d’être valide, la résolution doit :

- Avoir été signée par tous les administrateurs habiles à voter;
- Être déposée au registre des procès-verbaux à la suite de son adoption.

Il est important de mentionner que lorsque l’on parle de « signature », cela ne signifie pas que seuls la signature manuscrite et le papier sont permis afin d’adopter ce type de résolution.

Ainsi, conformément au Code civil du Québec (CCQ-1991) et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information (c. C-1.1), il serait par exemple possible pour un administrateur d’utiliser sa signature électronique ou toute autre marque qu’il utilise de façon courante, afin d’exprimer sa volonté sur la résolution.

Une autre option serait que tous les administrateurs énoncent leur position quant à la résolution dans le cadre d’une chaîne de courriel. Ainsi, si tous les administrateurs répondent à ce courriel par « oui », « non », « abstention », la résolution proposée pourra être dûment acceptée ou rejetée, comme si la discussion avait eu lieu dans le cadre d’une rencontre usuelle du conseil d’administration.

Ce qu’il est important de se rappeler c’est que dans le cadre d’une résolution écrite, tous les administrateurs habiles à voter doivent se prononcer quant à l’issue de la résolution. S’il manque une seule voix au chapitre, alors la résolution signée ne sera pas légalement valide.

Finalement, copie de cette résolution, ou copie de cette chaîne de courriel valant de résolution, doit être déposée au registre des procès-verbaux du conseil d’administration.
 

Avis de non-responsabilité
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Publication août 2010
Mise à jour octobre 2012 
Deuxième mise à jour avril 2020

 


 

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